Para compreender as informações operacionais deste manual, é importante conhecer os termos e conceitos principais relacionados à Nota Fiscal.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente. Facilita a vida do contribuinte e da fiscalização, garantindo a confiabilidade da Nota Fiscal, melhorando o controle fiscal, reduzindo a sonegação e aumentando a arrecadação. Também reduz custos de impressão e armazenamento.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (que assegura autoria e integridade) e pelo recebimento pelo Fisco.
Ordem de Entrega (OE)
Essa rotina é usada, por exemplo, quando a empresa emite um documento sem gerar financeiro e, semanalmente ou mensalmente, realiza o fechamento desses documentos para originar os títulos a receber.
Exemplo
Um cliente realiza uma obra, vai frequentemente à loja buscar materiais e paga a cada compra. Foi acordado que o cliente levaria os produtos e pagaria o Total de Materiais no fim do mês. A empresa gera um documento, mas só movimenta o estoque nesse período. Ao receber o pagamento, gera um documento fiscal com a movimentação financeira.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é um documento digital, gerado e armazenado eletronicamente pela prefeitura ou entidade conveniada, para documentar a prestação de serviços. Os dados da NFS-e são informados, analisados, processados e validados para gerar o documento. O contribuinte é responsável pela emissão correta e pelo fornecimento dos dados à secretaria.
Recibo Provisório de Serviços (RPS)
O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento de contingência, de posse e responsabilidade do contribuinte. Deve ser gerado manualmente ou por aplicativo local com numeração sequencial e convertido em NFS-e no prazo legal. Atende também contribuintes sem conexão contínua, que geram documentos e enviam em lote para processamento.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente para registrar vendas presenciais ou entregas ao consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna, sem gerar crédito de ICMS ao adquirente.
Programa Aplicativo Fiscal para Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF)
O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é uma impressora dedicada a emitir cupons fiscais e deve estar integrada a um Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF). O ECF armazena todos os totalizadores fiscais e imagens dos cupons emitidos. A manutenção deve ser feita por empresas credenciadas pelo fisco.
Não precisa estar conectado à internet, pois os dados ficam na memória. A transmissão das vendas à Secretaria da Fazenda ocorre via PAF-ECF ou software integrado, pelo Sintegra ou SPED, periodicamente (mensal).
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O DANFE é uma representação simplificada da NF-e com as seguintes funções:
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Conter a chave numérica de 44 posições para consulta da NF-e (Chave de Acesso);
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Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas da operação (emitente, destinatário, valores, etc.);
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Auxiliar a escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não emita NF-e.
Características do DANFE:
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Deve ser impresso pelo vendedor antes da circulação da mercadoria;
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Só pode circular com a mercadoria após autorização da NF-e;
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Se a legislação exigir vias adicionais das Notas Fiscais modelo 1, o contribuinte deve imprimir o DANFE em cópias necessárias, todas consideradas originais;
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Deve ser impresso em papel comum, exceto jornal, tamanho A4 (210 x 297 mm), em folhas soltas, formulário contínuo, pré-impresso ou de segurança;
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Pode conter elementos gráficos como logotipo, desde que não prejudiquem a leitura do conteúdo ou código de barras;
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É permitido deslocar o comprovante de entrega destacável da extremidade inferior para a lateral direita ou superior do DANFE;
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Carimbos no DANFE devem ser feitos no verso durante o trânsito da mercadoria;
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Informações complementares podem ser impressas no verso, reservando espaço mínimo de 10 x 15 cm. O DANFE não substitui nem se confunde com a NF-e.
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A Secretaria da Fazenda pode autorizar, por regime especial, alterações no layout do DANFE para adequação às operações, desde que os campos obrigatórios sejam mantidos.
Uso de formulário de segurança:
O uso do formulário de segurança para impressão do DANFE é obrigatório apenas na emissão de NF-e em contingência. Para isso, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, exigindo apenas aprovação do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs) pela SEFAZ.
Importante:
O DANFE não substitui nem se confunde com a Nota Fiscal Eletrônica.
NF-easy
O sistema NF-easy ajuda na implementação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e do MDF-e nas empresas.
O NF-easy é adquirido separadamente e integra a nota fiscal gerada com a assinatura eletrônica, enviando-a ao site da Receita Federal. Assim, a comunicação entre empresa e Receita é facilitada, pois o sistema monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo .xml.
Integrado ao sistema de automação comercial Alterdata, é possível:
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Gerar a nota no sistema;
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Incluir a assinatura eletrônica;
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Receber o .xml validado diretamente no aplicativo após autorização da Receita Federal.
ISS-easy
O ISS-easy facilita a comunicação com os serviços web das prefeituras para emitir as Notas Fiscais de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Adquirido separadamente, o ISS-easy integra-se a qualquer aplicativo de gestão, gerenciando a comunicação com os serviços web das prefeituras para gerar as NFS-e. As aplicações devem gerar os arquivos .xml de envio e cancelamento da nota.
O ISS-easy lê arquivos .xml com lotes de RPS na pasta pendente, ajusta os arquivos para o formato da prefeitura usando DLLs específicas, assina digitalmente, envia ao web service da prefeitura e verifica os .xml retornados, que indicam nota processada, rejeitada ou confirmação de cancelamento.