Para compreender melhor as informações operacionais deste manual, é importante conhecer, de forma resumida, os principais termos e funcionalidades mencionados ao longo do conteúdo. São eles:
Pedido de Venda
É o documento que registra as necessidades do cliente em relação aos produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa. O pedido confirma a venda e formaliza o atendimento solicitado, sendo o principal instrumento de efetivação dessa operação.
Pré-pedido de Venda
O pré-pedido consiste, basicamente, em um orçamento de venda. Todos os pedidos nessa situação são exibidos na aba Pré-pedidos.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente. Ela facilita a rotina do contribuinte e as atividades de fiscalização, pois aumenta a confiabilidade das notas fiscais, melhora o controle fiscal, reduz a sonegação e contribui para o aumento da arrecadação. Além disso, reduz custos com impressão e armazenamento de documentos fiscais.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente, que assegura autoria e integridade, e pela autorização de uso concedida pelo Fisco.
Documento Auxiliar de Venda (DAV)
O Documento Auxiliar de Venda (DAV) é emitido e impresso conforme os requisitos estabelecidos para atender às necessidades operacionais do estabelecimento usuário de ECF. Ele pode ser utilizado para a emissão e impressão de orçamentos, pedidos ou outros documentos de controle interno antes da concretização da operação.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente. Ela documenta operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final, pessoa física ou jurídica, em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.
Programa Aplicativo Fiscal para Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF)
O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é uma impressora dedicada a emitir cupons fiscais e deve, obrigatoriamente, estar integrada a um Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF). O ECF armazena em sua memória todos os totalizadores fiscais, bem como a imagem de todos os cupons fiscais emitidos, e exige manutenção realizada por empresas credenciadas pelo Fisco.
Como os dados ficam armazenados na memória do equipamento, o ECF não precisa estar conectado à internet. A transmissão das vendas à Secretaria da Fazenda é feita periodicamente, geralmente de forma mensal, por meio do PAF-ECF ou de um software de gestão integrado, utilizando o Sintegra ou o SPED.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O DANFE é uma representação simplificada da NF-e e possui funções específicas:
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Conter a chave numérica de 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica, conhecida como Chave de Acesso.
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Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso, como emitente, destinatário e valores.
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Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emitir NF-e.
Características do DANFE:
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O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes de sua circulação.
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O DANFE somente pode ser utilizado para o trânsito das mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e.
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Quando a legislação tributária exigir vias adicionais das Notas Fiscais modelo 1, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quanto forem necessárias para atender à exigência, sendo todas consideradas originais.
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Deve ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança.
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O DANFE pode conter elementos gráficos, como o logotipo da empresa, desde que não prejudiquem a leitura do conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.
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É permitido deslocar o comprovante de entrega, em forma de canhoto destacável, da extremidade inferior para a lateral direita ou para a extremidade superior do DANFE.
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Durante o trânsito da mercadoria, os carimbos devem ser aplicados no verso do DANFE.
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Podem ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente. Nesse caso, deve ser reservado um espaço mínimo de 10 x 15 cm. Ressalta-se que o DANFE não substitui nem se confunde com a Nota Fiscal Eletrônica.
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A Secretaria da Fazenda pode, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o layout do DANFE previsto em Ato Cotepe, desde que sejam mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes no documento.
Uso de formulário de segurança:
O uso de formulário de segurança para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência. Nessa hipótese, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). Assim, é necessária apenas a aprovação, pela SEFAZ, do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).
Cabe ressaltar que o DANFE não substitui nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.
NF-easy
O sistema NF-easy é uma solução desenvolvida pela Alterdata para auxiliar as empresas na implementação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), bem como do MDF-e.
O NF-easy é adquirido separadamente e integra a nota fiscal gerada pela empresa à sua assinatura eletrônica, permitindo o envio ao site da Receita Federal. Dessa forma, a comunicação entre empresa e Receita torna-se mais simples, pois o sistema também monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo .xml pela empresa.
O NF-easy pode ser integrado ao sistema de automação comercial Alterdata.
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Gera a nota no sistema.
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Inclui a assinatura eletrônica.
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Recebe o arquivo .xml validado diretamente no aplicativo do software de emissão de notas após a autorização da Receita Federal.