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Regras para Autorização Gerencial - CFGG.

As Regras para Autorização Gerencial fazem parte da rotina de Autorizador Gerencial e servem para restringir pagamentos e autorizações de compras, sendo possível limitar às autorizações por faixa de valor e determinar uma “hierarquia” de autorizações, para que a empresa tenha um controle mais rígido em relação às compras e contas a pagar. 


Modelo Operacional

Fluxo Operacional:

Diagrama Gliffy (convertido para imagem estática)


Modalidade por Valor:

Caso o usuário que criar o título possua permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar no Cadastro usuários, em Usuário/ Configurações do usuário / Autorizador Gerencial / Contas a pagar, e for informada uma faixa de valor, o usuário poderá lançar, sem necessidade de autorização, títulos que estejam entre o valor mínimo e máximo dessa faixa. Caso o valor exceda essa faixa, será necessário solicitar autorização e o título será gerado como um título de previsão. Se o usuário não possuir nenhuma permissão (configuração permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar desmarcada), todos os títulos lançados por ele serão de previsão, independentemente do valor, tendo de solicitar autorização para o cadastro.


Modalidade por Regra:

O título cadastrado será gerado como realizado apenas se a regra for de autorização automática. Para outros tipos de regra, o título será gerado como previsão e deverá passar por toda hierarquia para ser autorizado, mesmo que o usuário possua permissão para autorizar o cadastro manual e possua a função para autorizar de acordo com sequência da regra.

Clique para expandir  



Configuração Necessária

Títulos a Pagar

  1. Acesse o

    Configurador Bimer,

    em

    Financeiro/ Opções/ A pagar/ Cadastro de título.

  2. Habilite a opção Trabalhar com autorizador gerencial para contas a pagar para habilitar no aplicativo Cadastro de usuários a opção Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar no Cadastro do usuário / Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Contas a pagar.

  3. (Opcional) Marque a opção Trabalhar com autorizador gerencial por regra com níveis para contas a pagar para que o sistema Contas a Pagar recupere as regras cadastradas no Configurador Bimer em Geral/ Outros Cadastros/ Regras para autorizador gerencial. Assim, as faixas de valores não serão mais utilizadas do Cadastro de usuários. 

    Considerações:

    • Caso seja marcado que o usuário Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar e nenhum filtro seja informado, será considerado que o usuário possui acesso para autorizar todos os cadastros de títulos a pagar. Se desejar que sempre seja solicitada autorização para o usuário, esta opção deve estar desmarcada.

    • Caso não seja marcada a opção Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar ou haja restrição de faixa de valor, ao cadastrar manualmente um título a pagar pelo Contas a pagar, será feita uma validação, de forma que se o valor do título não estiver contemplado pela configuração de faixa de valor, o título a pagar será cadastrado como "Previsão" até que seja aprovado pelo Autorizador gerencial, ou que seja, informado usuário e senha que possua acesso.


    Só é possível ter uma regra com autorização automática cadastrada e ela será utilizada como padrão para criar títulos de outros sistemas.


  4. (Opcional) Marque a opção Enviar e-mail de títulos a pagar aguardando autorização para usuário com permissão de acesso para notificar os usuários que possuem permissão para

    autorizar pagamentos

     através da rotina de 

    autorização gerencial

    . Nesta rotina, será realizado o envio de e-mail aos usuários com permissão para autorizar títulos a pagar, informando sobre a solicitação de autorização por:
    ‎ 

    • Restrição por valor: sempre que um usuário sem permissão para autorizar títulos a pagar realizar o cadastro ultrapassando a faixa de valor.

    • Restrição por regra: sempre que um usuário realizar o cadastro do título a pagar informando uma regra que não seja de autorização automática será enviado o e-mail a cada solicitação de nova autorização.

    • Restrição por orçamento: sempre que um usuário realizar um cadastro de título a pagar que o valor ultrapasse o orçamento mensal da natureza de lançamento informada. 

      Pré-configuração necessária:

      • Um e-mail válido deve ser informado no sistema Cadastro de usuário em Usuário / Configurações de usuário / E-mail / Utilizar para recebimento de e-mails (Spy System / notificações do Live desktop).

       • As configurações em Configurador Bimer em Geral / Opções/ Spy system, devem ser preenchidas corretamente.

      ‎ 

  5. Clique em Gravar.


Pedidos de Compra

  1. Acesse o Configurador Bimer, em Estoque/ Opções/ Compras/ Geral.

  2. Habilite a opção Trabalhar autorizador gerencial no aplicativo EstCompras para habilitar a opção Possui permissão para autorizar pedidos de compra no aplicativo Cadastro de usuários em Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Pedido de compra. Para saber mais sobre essa rotina, acesse Autorizar Pedido de Compra.

  3. (Opcional) Marque a opção Trabalhar com autorizador gerencial por regra com níveis para pedidos de compras para que o sistema Pedido de Compras recupera as regras cadastradas no Configurador Bimer em Geral/ Outros Cadastros/ Regras para autorizador gerencial. Assim, as faixas de valores não serão mais utilizadas do Cadastro de usuários.

    Pedidos de compras gerados por outros sistemas, terão o campo de regra vazio, e será obrigatório o preenchimento manual.


  4. (Opcional) Marque a opção Enviar e-mail de pedidos de compra aguardando autorização para usuário com permissão de acesso para que o Bimer notifique usuários que possuem permissão para

    autorizar pedidos de compra

    através da rotina de

    autorização gerencial

    . Nesta rotina, será realizado o envio de e-mail aos usuários com permissão para autorizar pedidos de compra informando sobre a solicitação de autorização por:
    ‎ 

    • Restrição por valor: sempre que um usuário sem permissão para autorizar pedidos de compra altere o status para 'Aberto' e solicite autorização.

    • Restrição por regra: sempre que o usuário alterar o status do pedido para "Aberto". Quando houver mais de um usuário vinculado aos níveis será enviado o e-mail a cada solicitação de nova autorização.

    • Restrição por orçamento: sempre que um usuário que não possuir permissão para autorizar pedidos alterar o status para "Aberto".

      Pré-configuração necessária:

      • Um e-mail válido deve ser informado no sistema Cadastro de usuário em Usuário / Configurações de usuário / E-mail / Utilizar para recebimento de e-mails (Spy System / notificações do Live desktop).

       • As configurações em Configurador Bimer em Geral / Opções/ Spy system, devem ser preenchidas corretamente.

      ‎ 

  5. Clique em Gravar.


Cadastrar Regra

  1. Acesse o Configurador Bimer, em Geral/ Outros cadastros/ Regras para autorização gerencial.

  2. Clique em Novo.

  3. Nas abas apresentadas, cadastre as regras:

    Aba Campo Descrição
    Dados Autorização automática

    Marque esta opção para definir que o título não precisar passar por autorização. 

    Só é possível ter uma regra com autorização automática cadastrada e ela será utilizada como padrão para criar títulos a pagar cadastrados por outros sistemas.
    Níveis

    Informe os valores que cada usuário pode liberar de acordo com sua função exercida.

    Exemplo:

    Todas as despesas da empresa em até R$ 1.000.000,00 podem ser aprovadas pelo Gerente do financeiro e acima deste valor, apenas o Diretor da empresa pode autorizar.

    1. Clique em Adicionar .
    2. Informe a descrição do nível.

    3. Defina o valor inicial e final que cada usuário pode liberar de acordo com sua função exercida. 

      O valor inicial do primeiro nível sempre será 0 (zero).

      (seleção) Marque a opção Valor final máximo para definir que o nível pode autorizar qualquer valor.
    4. Adicione as funções que fazem parte do nível.
    5. Clique em Ok.
    Usuários Usuários que possuem acesso à regra

    Vincule os usuários que possuem acesso à regra. 

    Esse vínculo também pode ser feito em Cadastro de Usuário / Usuário / Configuração do usuário / Autorizador gerencial / Regras de autorizador gerencial.
    1. Clique em Adicionar .
    2. Selecione o usuário desejado.
    3. Clique em Ok.

    ⠀

  4. Clique em Ok.


Localizar Regra

  1. Acesse o Configurador Bimer, em Geral/ Outros cadastros/ Regras para autorização gerencial.

  2. Clique em Localizar.

  3. Selecione o Campo a ser localizado.

  4. Insira em Texto a pesquisar a informação relativa ao campo selecionado. 

  5. Clique em Localizar.

  6. Selecione a situação.

  7. Clique em Ok.


Editar Regra

  1. Acesse o Configurador Bimer, em Geral/ Outros cadastros/ Regras para autorização gerencial.

  2. Selecione a regra a ser editada.

  3. Clique em Editar.

  4. Faça as alterações necessárias.

  5. Clique em Ok.


Excluir Regra

  1. Acesse o Configurador Bimer, em Geral/ Outros cadastros/ Regras para autorização gerencial.

  2. Selecione a regra a ser excluída. 

    Não é possível excluir regras com a opção Autorização automática marcada.


  3. Clique em Excluir.

  4. Confirme a exclusão.