Contas a Pagar - Condomínio

Cadastrar Lançamento

1. Na tela principal do Condomínio, clique na aba Cobranças e Contas a Pagar.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Clique em Novo.

4. Selecione o tipo de lançamento, por valor ou por medidor.

5. Configure as abas: 

   Geral  

   Informe os dados gerais do lançamento, selecionando a conta referente ao mesmo, o condomínio e o credor.

   Campo	Descrição
   Condomínio	Selecione o condomínio referente ao lançamento.
   Conta	Selecione a conta do nível despesa utilizada para o lançamento.
   Emissão	Confirme ou altere a data de emissão.
   Disponível	Selecione a conta disponível utilizada no lançamento.  Importante! Caso a opção Exibir somente estes disponíveis nas telas de movimentação do sistema esteja marcada em Cadastro do Condomínio / Disponíveis, é permitido selecionar apenas as contas que estiverem listadas na aba.
   Descrição do Título	Informe o título de identificação do lançamento. Este campo possui um limite de 200 caracteres.
   Título / NF	Informe o número do título.
   Credor	Selecione o credor da Tabela de Credores.
   Vencimento	Selecione a data de vencimento do lançamento.
   Valor a Pagar	Informe o valor a pagar. Caso tenha selecionado o tipo de lançamento por Medidor, clique no botão para cadastrar o medidor.
   Mês de Referência	Selecione o mês de referência do documento (mês corrente, mês anterior, mês seguinte). O sistema vai se basear nesta informação e na data de vencimento do documento para estabelecer qual referência deverá discriminar para o lançamento.
   Bloquear baixa deste documento	Marque esta opção para bloquear a baixa do documento.
   Pagamento Eletrônico	Informe o banco responsável pelo pagamento. No botão Configurar, selecione a forma do pagamento eletrônico: TED / TEV: Selecione o Tipo de conta e informe os dados da conta bancária; Títulos de cobrança / Tributos: Informe os dados do boleto; Pix: Selecione o Tipo de chave, e informe a Chave Pix.

   Forma de Pagamento  

   Informe os campos:

   Campo		Descrição
   Cheque	Cheque nominal	Indique se o cheque será nominal ao banco de pagamento, ao credor vinculado ao lançamento ou a um favorecido que será definido no campo abaixo.
   	Favorecido	Este campo virá preenchido com o conteúdo descrito no campo Indicar favorecido do cadastro do credor vinculado ao lançamento e será utilizado nos cheques que estiverem assinalados para serem nominais ao credor. Todavia, caso seja indicado que o cheque deve ser nominal ao Favorecido, este campo ficará vazio para que seja indicado manualmente a quem direcionar.
   	Agrupar em cheque	Indique se o documento pode ser agrupado em um mesmo cheque com documentos de outros credores, se só pode ser agrupado com documentos deste mesmo credor ou se não pode ser agrupado.
   Pagamento agendado		Esta opção só deve ser preenchida caso o pagamento seja efetuado através de recursos externos ao sistema, ou seja, débito automático, cartão de crédito ou Internet Banking.

6. Informe o Status do lançamento.

7. (Opcional) Clique em Mais opções / Unidades para informar uma unidade.

8. (Opcional) Clique no botão Anexos e selecione um arquivo para ser incorporado ao lançamento.

9. (Opcional) Clique em Gravar e Baixar para realizar a baixa do pagamento junto com o cadastro.
   Informe a data da baixa, a conta/banco, a forma de pagamento e, caso necessário, o número do cheque.Clique em Gravar para confirmar a baixa.

10. Clique em Gravar.

Filtrar Lançamentos 

1. Na tela principal do Condomínio, clique na aba Cobranças e Contas a Pagar.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Configure os filtros conforme necessário:
   
   Informe o condomínio para filtrar os lançamentos. Defina o período do vencimento para apuração da pesquisa.(Opcional) Defina o período de baixa para apuração dos lançamentos já baixados.Selecione um ou mais status relacionados aos lançamentos a serem filtrados.

4. Clique em Filtrar.

Editar Lançamento

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos conforme necessário.

4. Selecione o lançamento.

5. Clique em Editar.

6. Faça as alterações necessárias.

7. Clique em Gravar.

Excluir Lançamento

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos conforme necessário.

4. Selecione o lançamento.

5. Clique em Excluir.

6. Confirme a exclusão.

Duplicar Lançamento

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos conforme necessário.

4. Selecione o lançamento a ser duplicado.

5. Clique em Duplicar.

6. Confirme a duplicação do lançamento.

7. Determine o período para duplicar a movimentação.

8. Clique em Gravar.

Confirmar Recebimento de Documento

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos conforme necessário.

4. Selecione os lançamentos que estiverem no status Previsto. 

   O status Previsto serve para indicar ao usuário que o documento ainda não chegou ou que não teve seu vencimento ou valor confirmado no sistema. Ao estabelecer o status Aberto, você confirma o recebimento do documento.

5. Clique em Recebimento.

6. Confirme a operação. 

Baixar Lançamento

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos conforme necessário.

4. Selecione o lançamento.

5. Clique em Baixar.

   Selecionou documentos vinculados a condomínios diferentes?

   Ao ser acionada a rotina de baixa, será efetuada uma verificação se o movimento contábil de qualquer dos condomínios abrangidos está com data de travamento contábil igual ou superior à data que for indicada para realização da baixa.

   Caso esteja, os documentos relacionados a este condomínio não serão baixados e nem considerados para a rotina de impressão de cheques.

   
   

6. Confirme ou altere a data da baixa.

7. Selecione a conta Caixa/banco, caso a tela esteja filtrada por Condomínio.‎ 
   (warning) Caso a opção Exibir somente estes disponíveis nas telas de movimentação do sistema esteja marcada na aba Disponíveis do Cadastro do Condomínio, o campo Conta caixa/banco somente poderá ser preenchido com uma das contas disponíveis que estiverem listadas nesta aba, não podendo ser preenchido com outros disponíveis que estejam cadastrados no Plano de Contas vinculado ao Condomínio.
   

   ‎ 

8. Selecione a forma de pagamento.

   Exceto para a opção Dinheiro, para todas as demais, é necessário indicar a Conta Bancária que será utilizada para efetuar os pagamentos, além do código de pagamento.

   ‎ 

9. Selecione a conta bancária.

10. Caso a forma de pagamento selecionada tenha sido Cheque, informe o número do primeiro cheque que será atribuído na baixa.
    
    

    1. Clique no botão Imprimir Cheques para realizar a impressão dos cheques.

       Será aberta a tela Impressão de Cheques contendo a relação de cheques que deverão ser impressos, considerando a configuração dos credores vinculados aos lançamentos que estiverem sendo baixados.

       ‎ 

    2. Verifique os cheques apresentados na tela.
       O campo Número já virá preenchido, considerando para o primeiro cheque o número indicado na tela de baixa. Este campo é editável e poderá ser preenchido com um número diferente do que foi preenchido pelo sistema, desde que o mesmo não tenha sido utilizado anteriormente ou que não conste da lista apresentada.

    3. Clique no link Imprimir para realizar a impressão dos cheques listados.

       Selecionando diversos documentos para serem baixados através da forma de pagamento Cheque, o sistema identificará quais documentos poderão ser agrupados e totalizados em um mesmo cheque de modo a gerar, de uma só vez, a quantidade de cheques necessária para efetuar a baixa de todos os documentos selecionados.

       Este agrupamento se baseará na forma que estiverem preenchidos os campos da seção Cheque, localizada na aba Forma de Pagamento, de cada um dos documentos selecionados para a baixa, assim como na informação Agrupar mesmo que o documento esteja vencido do cadastro de cada um dos credores vinculados aos documentos.

       ‎ 

    4. (Opcional) Clique na opção Detalhes do Cheque caso queira saber quais documentos estão englobados para serem baixados com um mesmo cheque.

    5. Clique no botão Confirmar para fechar a tela de impressão de cheques e para que o sistema saiba que deve efetuar a gravação da baixa com os números de cheque preenchidos nesta tela.

       Independente de ser efetuada ou não a impressão de cheques, os documentos selecionados serão baixados ao clicar no botão Gravar da tela de baixa.

11. Marque para Gerar Recibo ao efetuar a baixa no movimento de contas a pagar. 

12. Informe um Identificador de transação/autenticação para que seja descrito no recibo, assim como as demais informações do movimento baixado.

13. Clique em Gravar.

Cancelar Baixa de um Lançamento

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos conforme necessário.

4. Selecione o lançamento baixado.

5. Clique em Cancelar.

6. Confirme a operação.

Liberar Cheque Emitido

Por meio desta opção é possível liberar os cheques que estiverem assinalados com a situação Emitido, o que fará com que os lançamentos englobados nestes cheques sejam efetuados nos movimentos contábeis.

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos baixados por cheque e que estejam assinalados como Emitido.

4. Selecione os lançamentos para os quais será efetuada a liberação.

5. Clique em Liberar Cheques.

6. Informe em qual data deverá ocorrer a liberação (dia atual ou outra data). O lançamento será criado no movimento contábil na data escolhida.

   Para que a liberação seja efetuada, é necessário que o movimento contábil que terá lançamentos efetuados a partir do cheque liberado não esteja com travamento contábil maior ou igual a data que será indicada como data de liberação.

   ‎ 

7. Clique em Liberar.

Pagamento Eletrônico

Gerar Arquivo Remessa

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Selecione o lançamento.

4. Clique em Pagamento Eletrônico / Gerar Arquivo Remessa.

5. Informe o banco e dados de pagamento.

6. Clique em Gravar.

Ler Arquivo Retorno

Por meio desta opção você pode validar os arquivos retornos recebidos do banco.

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Selecione o lançamento.

4. Clique em Pagamento Eletrônico / Ler Arquivo Retorno.

5. Selecione a conta bancária utilizada no débito.

6. Localize o arquivo remessa que deve ser lido.

7. Clique em Ler.

Anexos

Por meio desta opção você pode verificar os documentos anexados ao lançamento selecionado.

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Filtre os lançamentos conforme necessário.

4. Clique em Anexos.

5. Verifique o documento de cobrança e comprovante de pagamento anexados ao lançamento. 

   Dica!

   Você pode Anexar, Alterar, Remover e Visualizar os arquivos.

6. Clique em Gravar.

Emitir Relatórios

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar, na tela principal do Condomínio.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Configure os filtros conforme necessário.

4. Clique em Filtrar.

5. Clique em Imprimir.

6. Escolha o relatório a ser emitido: 

   Relatórios  

   1. Clique em Relatórios.

   2. Selecione os condomínios e informe quais despesas serão consideradas para o relatório. 

   3. Clique em Avançar para selecionar um fornecedor.
   4. Clique em Avançar para configurar os campos:
      
      
      1. Selecione as situações dos títulos no contas a pagar.
      2. Marque o tipo de relatório, Listagem do contas a pagar, Borderô para pagamentos ou uma relação Contas a pagar X Contas a receber.
      3. Informe o período para apuração dos valores.
      4. Selecione o arquivo de layout.
         
         
   5. Clique em Avançar para selecionar a ordem em que os itens serão apresentados no relatório.
   6. Marque se irá imprimir ou visualizar o relatório.
   7. Clique em Concluir.
   Previsão de Despesas  

   1. Clique em Previsão de Despesas.
   2. Selecione os tipos de movimento para o relatório.
   3. Informe o período de apuração.
   4. Clique em Avançar.
   5. Marque se deseja imprimir ou visualizar.
   6. Clique em Concluir.

Exportar

1. Na tela principal do  Locação, clique na aba  Cobranças e Contas a Pagar / Contas a Pagar.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Faça os filtros conforme o necessário.

4. Clique em Exportar.

5. Salve o arquivo exportado nos seguintes tipos: Planilha (.xls), XML (*xml), Arquivo de Texto (.txt) e Página Web (*html).

Configurar Recibo

Com esta opção você pode configurar modelo utilizado para emissão do recibo.

1. Clique na aba Cobranças e Contas a Pagar na tela principal do Locação.

2. Clique em Contas a Pagar, no grupo Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar.

3. Clique em Opções.

4. Selecione o modelo utilizado para emissão do recibo de pagamento.

5. Clique em Gravar.