Esse artigo tem como objetivo auxiliar no gerenciamento, edição, duplicação e exclusão de modelos de arquivos através da aba Meus Documentos, garantindo a correta manutenção das parametrizações e layouts dos seus arquivos customizados.
Resolução
Central de Documentos
1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Relatórios Funcionais > Central de Documentos
Observação: A rotina também pode ser acessada pelo seguinte caminho:
Parâmetros Gerais > Rotinas Auxiliares > Central de Documentos
Contábil > Contabilidade > Rotinas Auxiliares > Central de Documentos
2- Clique na aba Meus Documentos
A aba Meus Documentos é a central de gerenciamento de todos os modelos do sistema. Nela, encontrará tanto os Documentos e Planilhas Base fornecidos pela Prosoft quanto os seus modelos personalizados (sejam eles importados, copiados ou criados).
3- Para facilitar a busca em bases com grande volume de documentos, utilize os filtros localizados no topo da tela:
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Filtro por Empresa: Permite visualizar os documentos de acordo com a sua permissão de vínculo (modelos disponíveis para todas as empresas ou específicos para algumas empresas).
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Filtro por Categoria: Permite segmentar a listagem exibindo apenas os documentos vinculados às categorias Admissional, Demissional, Livre ou Listagem e as planilhas vinculadas à categoria Geral.
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Campo de Busca Rápida: Digite o nome do documento para localizá-lo instantaneamente no grid.
4- Caso deseje criar documentos ou planilhas novas clique na opção Novo Documento ou Nova Planilha.
Observação: No momento, a opção Nova Planilha está disponível exclusivamente no módulo Folha de Pagamento. Essa funcionalidade não está disponibilizada nos módulos Parâmetros Gerais e Contábil.
5- Para garantir a segurança dos documentos originais do sistema, os botões habilitados variam de acordo com o tipo selecionado:
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Botão Copiar (Duplicar): Está disponível para todos os documentos do grid. Ele serve para duplicar um Documento e Planilhas Base da Prosoft ou um modelo próprio, gerando uma cópia que poderá ser totalmente customizada.
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Botão Editar: Fica habilitado apenas para os seus modelos customizados (importados, copiados ou criados). Abre o editor completo para alteração de texto, layout e macros.
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Botão Excluir: Fica habilitado apenas para os seus modelos customizados. Remove o documento definitivamente da base de dados do sistema.
Botão Copiar (Duplicar Documento)
1- Esta opção é ideal para criar um novo modelo utilizando a estrutura de um documento já existente (como os Documentos Base da Prosoft), evitando que você precise redigir todo o texto do zero.
2- No grid da aba Meus Documentos, localize o arquivo que deseja utilizar como base e clique no botão Copiar.
3- O sistema abrirá automaticamente a tela do editor com uma cópia idêntica do texto e layout originais.
4- Nesta tela, é possível realizar as seguintes configurações:
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Nome do Documento: Defina o nome oficial com o qual o documento será identificado no sistema.
O sistema não permite a salvar o arquivo com o mesmo nome do documento original. É obrigatório criar um nome inédito (por exemplo, adicionando um sufixo como " - Cópia" ou " - Alterado") para que o arquivo seja gravado com sucesso.
Há um limite de 40 caracteres para o nome do documento.
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Categoria de Documentos: Selecione a categoria correspondente ao objetivo do documento:
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Para documentos .docx selecione: Admissional, Demissional, Livre ou Listagem.
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Para documentos .xlsx selecione: Geral.
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Disponibilidade do Documento: Determine se o modelo estará disponível para uso em todas as empresas ou apenas para empresas específicas da sua base.
5- Ao optar por Empresas Específicas, abrirá uma opção onde é possível:
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Utilizar a opção Selecionar Todas para marcar todas as empresas listadas de uma só vez.
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Selecionar manualmente apenas as empresas desejadas marcando os respectivos checkboxs.
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Utilize a opção Limpar Seleção para desmarcar e limpar todos os registros que foram selecionados anteriormente, permitindo reiniciar a escolha.
6- Clique no botão Avançar para prosseguir com a edição do layout e salvar o novo modelo.
7- Caso identifique a necessidade de realizar alterações no texto, formatação ou incluir variáveis antes de consolidar o modelo no sistema, você poderá utilizar a ferramenta de edição disponível na próxima tela:
Formatação Completa de Texto: Modifique fontes, tamanhos, cores, aplique negrito, itálico, sublinhado, tachado e ajuste os alinhamentos (à esquerda, centralizado, à direita ou justificado) diretamente pela barra de ferramentas.
Inserção de Elementos: Enriqueça o documento inserindo imagens (como logotipos da empresa) e configurando cabeçalhos, rodapés e Nº de páginas personalizados.
Configuração de Layout: Altere a orientação da página entre Retrato ou Paisagem, adequando o espaço ao tipo de documento que está sendo editado.
Ajuste de Visualização: Altere o zoom da tela para aproximar ou afastar o texto, facilitando a conferência e a edição dos detalhes do layout.
Inserção de Macros (Variáveis): Insira variáveis automatizadas no corpo do texto para que o sistema preencha os dados da empresa, do trabalhador, entre outros automaticamente no momento da geração.
Como inserir variável: Para adicionar uma variável, basta selecionar e clicar no local exato do texto onde deseja que a informação apareça e, em seguida, dar um duplo clique sobre a variável desejada na listagem lateral.
Importante
As opções de formatação estão disponíveis para documentos .docx e planilhas .xlsx.
8- Após realizar todas as parametrizações, clique no botão Salvar. A partir deste momento, o modelo estará disponível para uso, edição e para geração na aba Gerar Documentos.
Botão Editar
1- Esta opção permite alterar o conteúdo, o layout ou as parametrizações de um documento que você já importou, copiou ou criou.
Lembrando que os Documentos Base da Prosoft não habilitam esta opção para garantir a segurança do arquivo original.
2- Localize o seu documento ou planilha no grid e clique no botão Editar.
3- O sistema abrirá a tela de edição completa. Aqui você poderá:
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Alterar o Nome do Documento, Categorias e Disponibilidade às quais o documento está vinculado.
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Ao clicar no botão Avançar é possível modificar o texto e as formatações (fontes, tamanhos, negrito, itálico, alinhamento, tachado).
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Inserir elementos como imagens, cabeçalhos, ajustar o zoom e alterar a orientação (Retrato/Paisagem).
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Adicionar novas Macros (Variáveis) posicionando o cursor no texto e dando um duplo clique na variável lateral.
4- Após concluir os ajustes, clique em Salvar para aplicar as alterações no modelo.
Botão Excluir
1- Esta opção serve para remover permanentemente da base de dados do sistema um modelo próprio que não faz mais sentido para a sua operação.
2- Localize o documento customizado que deseja apagar e clique no botão Excluir
3- O sistema exibirá uma mensagem na tela solicitando a confirmação da exclusão para evitar ações acidentais.
4- Clique em Sim para concluir (o documento será removido definitivamente do seu grid de modelos).