Ao emitir uma nota de serviço, você pode se deparar com a rejeição "Erro no lote", acompanhada do aviso sobre o campo "Responsável/Retentor". Essa mensagem indica que há uma inconsistência no preenchimento da nota, relacionada à retenção do ISSQN.
A boa notícia é que o ajuste é simples quando sabemos quando e por que preencher esse campo.
O que significa esse erro?
O sistema identifica que o campo "Responsável/Retentor" foi preenchido mesmo sem que o tomador do serviço seja o responsável por reter o ISSQN na fonte — ou seja, sem que haja substituição tributária. Isso acontece, por exemplo, quando o prestador está configurado como substituto sem base legal para isso.
Por que isso acontece?
O campo "Responsável/Retentor" só deve ser preenchido quando o tomador do serviço for definido como responsável por reter o ISS e recolher o valor ao município, o que depende da legislação da prefeitura onde o serviço foi prestado. Preenchê-lo de forma incorreta causa rejeição da nota.
Quando preencher esse campo?
Preencha somente quando o tomador for definido como Substituto Tributário, o que costuma ocorrer quando:
-
O prestador está em outro município;
-
O tomador é uma empresa pública, instituição financeira, construtora ou outro tipo definido pela lei municipal;
-
Existem acordos legais específicos que exigem a retenção do ISS pela fonte pagadora.
Quando não preencher o campo?
-
Quando não há retenção de ISS;
-
Quando o prestador é quem recolhe o imposto ao município;
-
Quando a legislação da cidade não determina que o tomador seja o substituto tributário.
Passo a passo para corrigir a rejeição no sistema
1.Acesse: Aba Configurações e Manutenção > Opções > Produtos > Dados Fiscais
-
Verifique se a opção "Calcular retenção de impostos (INSS/IRRF/CSRF)" está marcada.
-
Se marcada, certifique-se de que o tomador realmente deve reter o ISS (conforme legislação).
2.No cadastro do serviço:
-
Acesse a aba Dados Fiscais e confira se as alíquotas estão corretas.
3.No cadastro do cliente (tomador):
-
Verifique se ele está como Pessoa Jurídica.
-
Confirme se o campo "Calcula CSRF" está marcado.
4.Corrija a configuração de substituição tributária:
-
Acesse o cadastro do destinatário.
-
Desmarque a opção "Substituto Tributário ISS" caso ele não seja responsável legalmente pela retenção.
Mesmo que o cliente espere retenção de outros impostos (como INSS, IRRF ou CSRF), isso não significa que ele é substituto no caso do ISS. A retenção do ISS depende exclusivamente da legislação municipal.
Base Legal
A substituição tributária no ISS é prevista na Lei Complementar nº 116/2003, mas sua aplicação varia de acordo com as regras de cada município. O objetivo é garantir que o imposto seja arrecadado pelo município onde o serviço foi efetivamente tomado.
Sempre que surgir dúvida sobre a retenção do ISSQN, consulte a legislação do município do tomador do serviço ou entre em contato com a sua contabilidade.