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Valor e Regra: Autorizador Gerencial - Bimer UP

Por meio da opção Valor e Regra você pode autorizar, negar e consultar solicitações das movimentações de valores no sistema.

A funcionalidade de autorização por valor permite configurar faixas de valores atribuídas aos usuários do sistema. Por exemplo, ao cadastrar títulos no Contas a Pagar com determinado valor, o título será criado como previsão até ser autorizado e alterado para título realizado. A autorização por regra permite configurar níveis hierárquicos de funções que o título deve passar antes de ser realizado. Esses níveis podem ser divididos por faixas de valor. Assim, o título será criado como título de previsão até ser autorizado, quando será automaticamente alterado para título realizado.

Tipos de Autorização:

  • Autorizar descontos concedidos no Pedido de Venda e na Ordem de Serviço com percentual acima do permitido.

  • Autorizar solicitações de requisições de produtos feitas ao setor que controla o estoque no sistema Requisições de Material.

  • Autorizar as cotações e decisão de compra criadas para produtos e/ou valores fora da faixa permitida para o usuário no Cotação de Compras.

  • Autorizar pagamentos através do autorizador gerencial, cujo cadastro manual do título no Contas a Pagar tenha sido criado fora da faixa permitida para o usuário.

  • Autorizar orçamentos criados fora da faixa permitida no Controle Orçamentário.


Configurar Autorização por Valor e Regra

Habilitar a Autorização

  1. Acesse o Configurador Bimer.

  2. Clique na aba Financeiro / Opções / A Pagar / Cadastro de Título .

  3. Marque as opções:

Campo

Descrição

Trabalhar com autorizador gerencial para contas a pagar

  • Marcada: Será habilitado no aplicativo Cadastro de usuários a opção Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar no Cadastro do usuário / Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Contas a pagar. 

  • Desmarcada: não será possível trabalhar com a autorização gerencial pelo aplicativo Contas a pagar ou BIFinanceiro.

Trabalhar com autorizador gerencial por regra com níveis para contas a pagar

Essa opção só poderá ficar habilitada caso a opção acima Trabalhar com autorizador gerencial para contas a pagar esteja marcada.

Ao marcar esta opção, o sistema Contas a Pagar recupera as regras cadastradas no Configurador Bimer, em Geral / Outros Cadastros/  Regras para autorizador gerencial.  Assim, as faixas de valores não serão mais utilizadas do Cadastro de usuários. 

warning   Só é possível ter uma regra com autorização automática cadastrada e ela será utilizada como padrão para criar títulos de outros sistemas.

Há a possibilidade de trabalhar com a autorização por regra também, mas não é possível utilizar os dois recursos juntos. Ou seja, você deverá trabalhar com autorização por valor ou por regra.

Portanto, a opção Trabalhar com autorizador gerencial por regra com níveis para contas a pagar deverá estar desmarcada.

Configurar Perfil do Usuário

  1. Acesse o aplicativo Cadastro de Usuários / Perfil de usuário.

  2. Localize o Perfil.

  3. Com o perfil exibido na tela, clique em Editar no menu.

  4. Em Acessos Gerais, habilite a chave do Autorizador Gerencial.

  5. Clique em Salvar.

Configurar Permissão do Usuário

  1. Acesse o aplicativo Cadastro de Usuários / Usuário.

  2. Localize o Usuário.

  3. Com o usuário exibido na tela, clique em Editar no menu.

  4. Em Configurações do usuário / Autorizador Gerencial / Contas a Pagar, marque a opção Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar. 

É necessário que o usuário tenha sua função vinculada ao seu cadastro.

Para cadastrar a função, acesse Configurador Bimer / Geral / Outros cadastros / Funções. Após cadastrar a função, vincule ao usuário acessando Cadastro de usuários / Usuário / Configurações do usuário / Geral / Funções exercidas.

  1. Caso trabalhe com Autorização Gerencial por Valor, informe a faixa de valor que este usuário poderá autorizar, considerando os valores iniciais e finais.

  2. Clique em Salvar.

Cadastrar Faixas de Valores (Autorização Gerencial por Valor)

As faixas de valores são utilizadas para a Autorização Gerencial por Valor.

  1. Acesse o aplicativo Cadastro de Usuários / Faixas de Valores.

  2. Clique em Novo.

  3. Informe uma descrição.

  4. Informe o valor inicial e final.

  5. Clique em Ok.

Cadastrar Regras (Autorização Gerencial por Regra)

As regras são utilizadas para a Autorização Gerencial por Regra.

  1. Acesse o Configurador Bimer, em Geral/ Outros cadastros/ Regras para autorização gerencial.

  2. Clique em Novo.

  3. Nas abas apresentadas, cadastre as regras:

Aba

Campo

Descrição

Dados

Autorização automática

Marque esta opção para definir que o título não precisar passar por autorização. 

Só é possível ter uma regra com autorização automática cadastrada e ela será utilizada como padrão para criar títulos a pagar cadastrados por outros sistemas.

Níveis

Informe os valores que cada usuário pode liberar de acordo com sua função exercida.

Todas as despesas da empresa em até R$ 1.000.000,00 podem ser aprovadas pelo Gerente do financeiro e acima deste valor, apenas o Diretor da empresa pode autorizar.

  1. Clique em Adicionar image-2023-8-8_14-59-37.png .

  2. Informe a descrição do nível.

  3. Defina o valor inicial e final que cada usuário pode liberar de acordo com sua função exercida. 

    O valor inicial do primeiro nível sempre será 0 (zero).

    check mark Marque a opção Valor final máximo para definir que o nível pode autorizar qualquer valor.

  4. Adicione as funções que fazem parte do nível.

  5. Clique em Ok.

Usuários

Usuários que possuem acesso à regra0

Vincule os usuários que possuem acesso à regra. 

Esse vínculo também pode ser feito em Cadastro de Usuário / Usuário / Configuração do usuário / Autorizador gerencial / Regras de autorizador gerencial.

  1. Clique em Adicionar image-2023-8-8_14-59-37.png .

  2. Selecione o usuário desejado.

  3. Clique em Ok.

  1. Clique em Ok.

Funcionamento da Rotina

Por Regra

Ao configurar o sistema para trabalhar com autorização por regra, se torna obrigatório vincular uma regra aos títulos no momento do cadastro (tanto no cadastro individual quanto na inclusão em massa). O sistema validará se a regra vinculada ao título é de autorização automática ou não:

  • Regra de autorização automática: o título é cadastrado com restrição autorizada. Por exemplo, quando o título é criado por outros módulos. Nesse caso, ele já será gerado com autorização.

  • Regra não é de autorização automática: independente se o usuário tem permissão de autorizar o cadastro de títulos a pagar ou não, o sistema envia o título para o autorizador gerencial. Este ficará como previsão, aguardando autorização gerencial, e poderá ser visualizado no Contas a pagar / Visualizar Restrição/Consultar restrições, ou ainda no BimerUp / Geral / Autorizador gerencial. O título entrará para a lista de aprovação dos usuários com as permissões e com a função determinada no cadastro da regra que está vinculada ao título. 


Por Valor

Ao ser cadastrado um título a pagar, será validada a faixa de valor informada no Cadastro do Usuário que está efetuando a rotina e caso o valor ultrapasse o valor final estipulado, o será apresentada uma mensagem informando a situação e abrirá uma tela com duas possibilidades: login e senha ou solicitar autorização.

Caso algum usuário que tenha permissão para autorizar o valor esteja presente, ele poderá informar seu login e senha, autorizando a criação do título. Se ninguém puder autorizar o título no momento, poderá utilizar o recurso de Solicitar Autorização para que o título fique cadastrado como título de previsão até ser autorizado. Após ser autorizado, ele é automaticamente modificado para título realizado. 

Após isso, a autorização poderá ser realizada pelo Bimer UP.


Responder solicitações pendentes de autorização

Por meio desta opção, é possível consultar e responder solicitações pendentes de autorização.

  1. Acesse a aba Geral / Autorizador Gerencial / Valor e Regra no menu do Bimer UP.

  2. Clique na aba Pendentes.

  3. Selecione a empresa para apuração em Empresas selecionadas ou mantenha a opção Todas.

  4. (Opcional) Em Filtros, selecione a origem do título para otimizar a busca.

  5. Clique em Visualizar na solicitação pendente de autorização.

  • O valor total da solicitação considera todos os valores que influenciam na cotação.

  • Para facilitar a identificação, as Requisições Urgentes serão sinalizadas pelo ícone image-20260701-143752.png

    , na coluna <Tipo>.

  • Em um mesmo pedido de venda (ou ordem de serviço), pode haver mais de uma solicitação de autorização para o mesmo item. Clique em Empresa image-20260701-144237.png para ordenar as solicitações da maior para a menor, ou da menor para a maior.


  • Para APROVAR a solicitação:

Solicitação proveniente de requisição, compras ou cotação

  1. Analise o Motivo da solicitação informado pelo solicitante.
    • Caso a solicitação seja proveniente de uma Decisão de compra, clique sobre o item para expandir a composição do valor unitário final e consultar o detalhamento dos impostos somados ao valor final do item.

    • Caso a autorização seja proveniente de um Pedido de compra, será possível visualizar as Naturezas de lançamento e consultar o Centro de custo. Se for uma Cotação, o sistema também permite consultar o Centro de custo.

    • Caso a autorização seja proveniente de um Pedido de compra e utilize o Controle Orçamentário, o sistema também permite visualizar os Orçamentos Impactados pelas Naturezas de lançamento do pedido. Ao selecionar uma natureza de lançamento, o sistema consultará os orçamentos conforme a natureza selecionada, a empresa e a data de vencimento, apresentando os respectivos valores de acordo com o orçamento definido no período para cada natureza. Isso facilita a tomada de decisões fundamentadas nos orçamentos, sem a necessidade de sair da tela.

    info É necessário configurar, no Controle Orçamentário, quais tipos de data do pedido de compra serão considerados nas colunas Valor realizado e Valor pendente.

  2. Descreva uma Observação gerencial, se necessário.

  3. Baixe o anexo para visualizar o arquivo vinculado à solicitação, caso haja.

  4. Clique em Autorizar.

Solicitação proveniente do pedido de venda

  1. Analise o Motivo da solicitação informado pelo solicitante.

  2. (Opcional) Clique em Dados da pessoa para consultar títulos a pagar abertos e baixados da pessoa correspondente, caso haja.

  3. Analise a Observação da solicitação informada pelo solicitante.

    Dica: nesta tela, o sistema também permite consultar a observação do título.

  4. Clique em Autorizar.

Solicitação proveniente do Contas a Pagar

  1. Analise o Motivo da solicitação informado pelo solicitante.

  2. (Opcional) Clique em Dados da pessoa para consultar títulos a pagar abertos e baixados da pessoa correspondente, caso haja.

  3. Na aba Naturezas, será possível visualizar as naturezas de lançamento e consultar o Centro de custo.

  4. Caso utilize o Controle Orçamentário, será possível visualizar os Orçamentos Impactados pelas Naturezas de lançamento do título. Ao selecionar uma natureza de lançamento, o sistema consultará os orçamentos conforme a natureza selecionada, a empresa e a data de vencimento, apresentando os respectivos valores de acordo com o orçamento definido para cada natureza. Isso facilita a tomada de decisões fundamentadas nos orçamentos, sem a necessidade de sair da tela.

    É necessário configurar, no Controle Orçamentário, quais tipos de data do título a pagar serão considerados nas colunas Valor realizado e Valor pendente.

  5. Analise a Observação da solicitação informada pelo solicitante.

    Dica: nesta tela, o sistema também permite consultar a observação do título.

  6. Clique em Autorizar.

  • Para NEGAR a solicitação:

Solicitação proveniente de requisição, compras ou cotação

  1. Analise o Motivo da solicitação informado pelo solicitante.
    • Caso a solicitação seja proveniente de uma Decisão de compra, clique sobre o item para expandir a composição do valor unitário final e consultar o detalhamento dos impostos somados ao valor final do item.

    • Caso a autorização seja proveniente de um Pedido de compra, será possível visualizar as Naturezas de lançamento e consultar o Centro de custo.

    • Caso a autorização seja proveniente de um Pedido de compra e utilize o Controle Orçamentário, o sistema também permite visualizar os Orçamentos Impactados pelas Naturezas de lançamento do pedido. Ao selecionar uma natureza de lançamento, o sistema consultará os orçamentos conforme a natureza selecionada, a empresa e a data de vencimento, apresentando os respectivos valores de acordo com o orçamento definido para cada natureza no período. Isso facilita a tomada de decisões fundamentadas nos orçamentos, sem a necessidade de sair da tela.

    É necessário configurar, no Controle Orçamentário, quais tipos de data do pedido de compra serão considerados nas colunas Valor realizado e Valor pendente.

  2. Descreva uma Observação gerencial, se necessário, referente à rejeição da solicitação.

  3. Baixe o anexo para visualizar o arquivo vinculado à solicitação, caso haja.

  4. Clique em Negar.

Solicitação proveniente do pedido de venda

  1. Analise o Motivo da solicitação informado pelo solicitante.

  2. (Opcional) Clique em Dados da pessoa para consultar títulos a pagar abertos e baixados da pessoa correspondente, caso haja.

  3. Analise a Observação da solicitação informada pelo solicitante.

    Dica: nesta tela, o sistema também permite consultar a observação do título.

  4. Clique em Negar.

  5. Clique em Motivo para descrever uma informação que julgue necessária, referente à rejeição da solicitação.

Solicitação proveniente do Contas a Pagar

  1. Analise o Motivo da solicitação informado pelo solicitante.

  2. (Opcional) Clique em Dados da pessoa para consultar títulos a pagar abertos e baixados da pessoa correspondente, caso haja.

  3. Na aba Naturezas, será possível visualizar as naturezas de lançamento e consultar o Centro de custo.

  4. Caso utilize o Controle Orçamentário, será possível visualizar os Orçamentos Impactados pelas Naturezas de lançamento do título. Ao selecionar uma natureza de lançamento, o sistema consultará os orçamentos conforme a natureza selecionada, a empresa e a data de vencimento, apresentando os respectivos valores de acordo com o orçamento definido para cada natureza. Isso facilita a tomada de decisões fundamentadas nos orçamentos, sem a necessidade de sair da tela.

    É necessário configurar, no Controle Orçamentário, quais tipos de data do título a pagar serão considerados nas colunas Valor realizado e Valor pendente.

  5. Analise a Observação da solicitação informada pelo solicitante.

    Dica: nesta tela, o sistema também permite consultar a observação do título.

  6. Clique em Negar.

  7. Clique em Motivo para descrever uma informação que julgue necessária, referente à rejeição da solicitação.


Consultar solicitações respondidas

Através dessa opção visualize as solicitações autorizadas pelo usuário, tendo em vista as informações gerais sobre o pedido de vendas (ou ordem de serviço).

  1. Acesse a aba Geral / Autorizador Gerencial / Valor e Regra no menu do Bimer UP.

  2. Clique na aba Respondidas.

  3. Selecione a empresa.

  4. Informe o período relativo às solicitações.

  5. Clique em Consultar.

Você pode clicar em Empresa image2022-3-15_7-39-19.png para ordenar o filtro da tela entre a solicitação maior e menor.

  1. Clique em Detalhes, ao lado da solicitação, para consultar seus dados.

  2. (Opcional) Caso a solicitação seja proveniente do  Financeiro (A Pagar) ou Pedido de venda, clique em Observação sobre o item autorizado para visualizar suas informações gerenciais.