Gerenciamento de Notas - NFe | Centro de Aprendizagem

Gerenciamento de Notas Fiscais no NFeasy Emissor

Este guia orienta a utilização das principais rotinas de gerenciamento de NF-e, NFC-e, NFS-e, MDF-e e documentos relacionados no NFeasy Emissor. Ao longo dos procedimentos, consulte o Detalhamento de Campos de cada etapa para entender onde localizar as informações no sistema e qual é o objetivo de cada preenchimento.

Use este conteúdo como referência operacional para pesquisar, lançar, validar, enviar, consultar, cancelar, corrigir, duplicar, devolver, excluir e exportar documentos fiscais com segurança e padronização.

Antes de começar

Tenha acesso ao NFeasy Emissor com usuário autorizado para a rotina fiscal.
Confirme se a empresa, o certificado digital e as configurações fiscais estão atualizados.
Verifique se há conexão com a internet para comunicação com a SEFAZ, quando necessário.
Separe os dados do destinatário, produtos/serviços, pagamento, transporte e demais informações obrigatórias do documento.
Utilize documentos originais e arquivos XML válidos nas rotinas de importação, consulta e exportação.

Pesquisar notas

Use esta rotina para localizar documentos fiscais por filtros de período, modelo, tipo, situação, destinatário ou chave de acesso.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Preencha os campos que serão utilizados como parâmetros de busca.
Clique em Pesquisar.
Selecione na tabela a NF-e desejada.

Dica: é possível localizar a nota por período, modelo, tipo, situação do documento, CPF, CNPJ, Série, Chave de acesso e Nome do destinatário, entre outras opções.

Detalhamento de Campos — Pesquisar notas

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Parâmetros de busca	Tela Gerenciamento de notas	Definir os filtros utilizados para localizar documentos fiscais.
Situação	Coluna Situação da tabela de resultados	Identificar o status do documento, inclusive quando houver Carta de Correção emitida.
Botões inferiores	Rodapé da tela Gerenciamento de Notas	Acessar ações disponíveis para a nota selecionada.

Lançar NF-e completa

Use esta rotina quando for necessário preencher a nota com todas as abas e informações fiscais disponíveis.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Ao lado do botão Nova, selecione NF-e Completa.
Preencha as abas necessárias para o lançamento da NF-e.
Clique em Salvar.

Informação: a partir da versão 4.50, quando o destinatário for pessoa estrangeira e o campo Documento da aba Destinatário ficar vazio, a NF-e poderá ser salva e enviada normalmente. Nesse caso, o XML será gerado com a tag idEstrangeiro vazia, atendendo às regras de validação E03a-10, E12-10, E14-10 e E16a-20.

Detalhamento de Campos — Lançar NF-e completa

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Dados NF-e	Abas da tela de lançamento	Informar dados gerais do documento fiscal.
Destinatário / Remetente	Abas da tela de lançamento	Registrar os participantes da operação.
Produtos/Serviços	Abas da tela de lançamento	Inserir itens, tributos e dados comerciais da nota.
Totais, Transporte e Cobrança	Abas da tela de lançamento	Conferir valores, frete, volumes e condições de cobrança.
Informações adicionais e abas específicas	Abas complementares	Preencher dados exigidos conforme o tipo de operação.

Informação: na versão 4.50, ao editar produtos específicos do tipo Combustível em uma NF-e Completa, os campos Percentual de gás natural nacional, Percentual de gás natural importado, Valor da partida e Percentual do índice de mistura do Biodiesel (B100) podem ser deixados vazios. Quando não preenchidos, as tags vGNn, vGNi, vPart e pBio não serão gravadas no XML, evitando rejeições relacionadas a gás natural ou biodiesel em produtos para os quais essas informações não se aplicam.

Lançar NF-e rápida

Use esta rotina para emitir a NF-e com fluxo simplificado de cliente, item e pagamento.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Ao lado do botão Nova, selecione NF-e Rápida.
Selecione o cliente destinatário da nota.
Em Dados do Produto / Serviço, clique em Incluir.
Informe os dados do item nas abas disponíveis.
Clique em Salvar.
Clique em Informações do pagamento e registre os dados de pagamento.
Feche a tela de pagamento e clique em Salvar.

Dica: se necessário, clique no ícone [ + ] para cadastrar o cliente destinatário antes de concluir a nota.

Informação: a partir da versão 4.50, a NF-e Rápida permite salvar e enviar destinatário estrangeiro sem documento, gerando a tag idEstrangeiro vazia no XML. Sem selecionar um destinatário pré-cadastrado, apenas os campos Razão Social e Consumidor final ficam disponíveis para preenchimento; após selecionar um destinatário, podem ser alterados apenas Razão Social, Tipo de Contribuinte, Inscrição Estadual e Consumidor final. O valor padrão de Tipo de Contribuinte é 9 - Não Contribuinte. Após validar a NF-e, os campos do destinatário permanecem desabilitados e só voltam a ficar editáveis ao clicar em Editar.

Detalhamento de Campos — Lançar NF-e rápida

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Cliente destinatário	Tela NF-e Rápida	Definir para quem a nota será emitida. Sem selecionar um destinatário pré-cadastrado, ficam disponíveis apenas Razão Social e Consumidor final; após selecionar um destinatário, podem ser alterados Razão Social, Tipo de Contribuinte, Inscrição Estadual e Consumidor final.
Tipo de Contribuinte	Tela NF-e Rápida — Destinatário	Definir o enquadramento do destinatário. O valor padrão é 9 - Não Contribuinte.
Documento de pessoa estrangeira	Tela NF-e Rápida — Destinatário	Permitir salvar e enviar destinatário estrangeiro sem documento; quando vazio, o XML será gerado com a tag `idEstrangeiro` vazia.
Dados do Produto / Serviço	Seção principal do item	Incluir produto ou serviço e preencher informações essenciais.
Dados, Tributos, Exportação e Rastreabilidade	Abas do item	Complementar o cadastro do item conforme a operação.
Informações do pagamento	Tela de pagamento do documento	Registrar indicador, meio e cenário de pagamento.

Lançar NFC-e

Use esta rotina para emitir nota fiscal de consumidor eletrônica com item e pagamento.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Ao lado do botão Nova, selecione NFC-e.
Opcionalmente, selecione o cliente destinatário.
Em Dados do Produto / Serviço, clique em Incluir.
Informe os dados do item nas abas disponíveis.
Clique em Salvar.
Clique em Informações do pagamento, registre os dados e clique em Gravar.
Selecione os meios de pagamento, feche a tela e clique em Salvar.

Informação: a partir da versão 4.50, a NFC-e permite destinatário estrangeiro sem documento, gerando a tag idEstrangeiro vazia no XML. Sem selecionar um destinatário pré-cadastrado, podem ser preenchidos Razão Social, Pessoa e CPF; após selecionar um destinatário, os campos do destinatário não ficam disponíveis para alteração. O valor padrão do campo Pessoa é Física.

Detalhamento de Campos — Lançar NFC-e

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Cliente destinatário	Tela NFC-e	Vincular consumidor ao documento, quando aplicável. Sem selecionar um destinatário pré-cadastrado, podem ser preenchidos Razão Social, Pessoa e CPF; após selecionar um destinatário, os dados não ficam disponíveis para alteração.
Pessoa	Tela NFC-e — Destinatário	Definir o tipo de pessoa do destinatário. O valor padrão é Física.
Documento de pessoa estrangeira	Tela NFC-e — Destinatário	Permitir salvar e enviar destinatário estrangeiro sem documento; quando vazio, o XML será gerado com a tag `idEstrangeiro` vazia.
Dados do Produto / Serviço	Área de itens	Inserir produto ou serviço vendido.
Tributos	Aba do item	Informar tributação exigida para emissão.
Informações do pagamento	Tela de pagamento	Registrar meio de pagamento e dados adicionais, como cartão quando aplicável.

Importar nota

Use esta rotina para importar um arquivo XML de nota fiscal ao sistema.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Ao lado do botão Nova, selecione Importar Nota.
Selecione o XML da nota.
Clique em Abrir.
Opcionalmente, clique em Pré-visualizar DANFE.
Clique em Salvar.
Opcionalmente, clique em Validar.

Detalhamento de Campos — Importar nota

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
XML da nota	Janela de seleção de arquivo	Selecionar o arquivo fiscal que será importado.
Pré-visualizar DANFE	Tela de importação	Conferir o documento antes da gravação.
Validar	Tela de importação ou gerenciamento	Verificar o preenchimento obrigatório antes do envio.

Detalhar nota

Use esta rotina para consultar os dados da nota selecionada e escolher o tipo de detalhamento.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela da tela Gerenciamento de notas.
Clique no Menu de Opções ao lado de Detalhar.
Selecione Rápida, Completa ou Imprimir, conforme a necessidade.

Detalhamento de Campos — Detalhar nota

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Menu de Opções	Ao lado do botão Detalhar	Acessar alternativas de visualização e impressão.
Rápida	Opções de detalhamento	Consultar nota emitida no modelo rápido.
Completa	Opções de detalhamento	Consultar a nota com todas as informações disponíveis.
Imprimir	Opções de detalhamento	Imprimir documento quando houver condição autorizada.

Validar nota

Use esta rotina para verificar se os campos necessários foram preenchidos antes do envio.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela da tela Gerenciamento de notas.
Clique em Validar.

Aviso: a validação verifica apenas o preenchimento dos campos necessários. Ela não substitui a conferência dos cálculos de impostos.

Detalhamento de Campos — Validar nota

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Validar	Botões da tela Gerenciamento de notas	Executar a conferência de preenchimento obrigatório.
Campos necessários	Abas da nota	Confirmar se dados fiscais essenciais foram informados.

Enviar nota

Use esta rotina para transmitir o documento fiscal selecionado.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela da tela Gerenciamento de notas.
Clique em Enviar.

Dica: na tela de envio, utilize o ícone correspondente para copiar a descrição da rejeição dos documentos NFe, NFC-e ou MDFe.

Detalhamento de Campos — Enviar nota

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Enviar	Tela Gerenciamento de notas	Transmitir a nota para autorização.
Descrição da rejeição	Tela de envio	Copiar detalhes de falhas de validação para análise e correção.

Gerar DANFE

Use esta rotina para visualizar, imprimir ou configurar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Clique no Menu de Opções ao lado de Gerar DANFE.
Selecione Visualizar, Imprimir, Carta de Correção ou Simplificado - Etiqueta.
Quando necessário, confirme a impressão do PDF.

Informação: para MDF-e, a nomenclatura equivalente é Gerar DAMDFE, Visualizar DAMDFE e Configurar DAMDFE.

Detalhamento de Campos — Gerar DANFE

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Gerar DANFE / Visualizar DANFE	Botões da tela Gerenciamento de notas	Visualizar o documento auxiliar conforme a situação da nota.
Imprimir	Menu de opções do DANFE	Gerar e confirmar a impressão do PDF.
Carta de Correção	Menu de opções do DANFE	Imprimir a carta de correção quando autorizada.
Simplificado - Etiqueta	Menu de opções do DANFE	Emitir a versão resumida do documento auxiliar.

Cancelar nota

Use esta rotina para registrar o cancelamento de uma nota, observando prazo legal e justificativa obrigatória.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota a ser cancelada.
Clique em Eventos.
Clique em Cancelamento.
Informe a justificativa.
Clique em Enviar.

Detalhamento de Campos — Cancelar nota

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Eventos	Tela Gerenciamento de notas	Acessar eventos fiscais aplicáveis ao documento.
Cancelamento	Menu Eventos	Iniciar o registro de cancelamento.
Justificativa	Tela de cancelamento	Informar o motivo formal do cancelamento.

Enviar Carta de Correção

Use esta rotina para registrar ajustes permitidos por carta de correção.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota.
Clique em Eventos.
Clique em Carta de Correção.
Revise ou informe os campos de data, hora, órgão autorizador e sequência, quando necessário.
Digite a justificativa de correção.
Opcionalmente, selecione Gerar impressão de Carta de Correção.
Clique em Enviar.

Informação: utilize a carta de correção apenas para ajustes permitidos pela legislação. Não utilize para alterar variáveis que determinam valor do imposto, dados cadastrais essenciais ou datas de emissão/saída quando a legislação não permitir.

Detalhamento de Campos — Carta de Correção

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Data do evento	Tela Carta de Correção	Registrar a data do evento fiscal.
Hora do evento	Tela Carta de Correção	Registrar o horário do evento fiscal.
Órgão Autorizador	Tela Carta de Correção	Identificar o órgão responsável pela autorização.
Número de Sequência	Tela Carta de Correção	Controlar a sequência do evento enviado.
Justificativa	Tela Carta de Correção	Descrever o ajuste solicitado.

Registrar Eventos de Entrega e Transporte

Use esta rotina para enviar eventos fiscais relacionados à mercadoria, entrega ou pagamento integral.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela.
Clique em Eventos.
Selecione o evento desejado:

Perecimento, perda, roubo ou furto

Informação de efetivo pagamento integral

Insucesso da Entrega da NF-e

Cancelamento de Insucesso na Entrega da NF-e

Atualização da Data Prevista de Entrega

Informe os dados solicitados, quando houver.
Clique em Enviar.

Detalhamento de Campos — Eventos de entrega e transporte

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Perecimento, perda, roubo ou furto	Menu Eventos	Registrar ocorrências relacionadas à mercadoria durante transporte contratado pelo fornecedor.
Informação de efetivo pagamento integral	Menu Eventos	Registrar pagamento integral da operação, quando aplicável.
Insucesso da Entrega da NF-e	Menu Eventos	Informar à SEFAZ que a entrega não foi concluída.
Cancelamento de Insucesso na Entrega da NF-e	Menu Eventos	Cancelar registro de insucesso enviado anteriormente.
Atualização da Data Prevista de Entrega	Menu Eventos	Informar nova previsão de entrega da mercadoria.

Duplicar nota

Use esta rotina para criar um novo documento com base em uma nota existente, inclusive documentos modelo NFS-e.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela.
Clique em Duplicar.
Preencha Nova série e Novo número.
Clique em Gravar.

Detalhamento de Campos — Duplicar nota

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Nova série	Tela Duplicar	Definir a série do novo documento.
Novo número	Tela Duplicar	Definir ou confirmar a numeração sugerida.
Gravar	Tela Duplicar	Confirmar a criação do novo documento.

Gerar devolução

Use esta rotina para iniciar uma nota de devolução a partir de uma NF-e autorizada.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota que deseja devolver.
Clique em Devolução.
Confira os dados do documento, como tipo de devolução, natureza de operação, CFOP e tributos.
Clique em Validar para confirmar o preenchimento dos campos obrigatórios.

Detalhamento de Campos — Gerar devolução

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Devolução	Tela Gerenciamento de notas	Iniciar a rotina de devolução com base na nota selecionada.
Saída / Entrada	Tela de devolução	Definir o tipo de operação de devolução.
Natureza de operação	Tela de devolução	Informar o enquadramento fiscal da devolução.
CFOP	Tela de devolução	Indicar o código fiscal da operação.
Tributos	Aba do item	Conferir dados fiscais do item devolvido.

Excluir nota

Use esta rotina apenas para documentos permitidos pela regra fiscal e pela situação do documento.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela.
Clique em Excluir.
Confirme a exclusão.

Atenção: somente documentos fiscais nos status Em Digitação, Validada, Inválida e Rejeitada devem ser excluídos. Documentos autorizados, cancelados, encerrados ou com movimentação fiscal devem ser preservados.

Detalhamento de Campos — Excluir nota

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Excluir	Tela Gerenciamento de notas	Remover documento permitido pela situação fiscal.
Confirmação	Mensagem do sistema	Validar a intenção do usuário antes da exclusão.

Consultar na SEFAZ

Use esta rotina para consultar a situação do documento diretamente na SEFAZ.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota que será consultada.
Clique em Consultar na SEFAZ.
Visualize os dados retornados.
Clique em Fechar.

Detalhamento de Campos — Consultar na SEFAZ

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Consultar na SEFAZ	Tela Gerenciamento de notas	Obter a situação atualizada do documento fiscal.
Resultado	Tela de consulta/envio	Exibir retorno do documento, como autorizada, cancelada, denegada ou rejeitada.
Ações	Tela de consulta/envio	Copiar informações ou pesquisar orientações para correção e reenvio.

Enviar e-mail

Use esta rotina para enviar a nota selecionada por e-mail ao destinatário.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela.
Clique em Enviar e-mail.
Opcionalmente, inclua endereços adicionais separados por vírgula ou ponto e vírgula.
Selecione Anexar DANFE, quando aplicável.

Detalhamento de Campos — Enviar e-mail

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Enviar e-mail	Tela Gerenciamento de notas	Abrir a confirmação de envio ao destinatário.
Endereços adicionais	Tela de confirmação de e-mail	Adicionar outros destinatários da mensagem.
Anexar DANFE	Tela de confirmação de e-mail	Anexar o documento auxiliar ao envio.

Exportar XML

Use esta rotina para exportar o arquivo XML e, quando disponível, gerar o DANFE.

Acesse o NFeasy Emissor.
Clique em Gerenciar Notas.
Selecione a nota na tabela.
Clique em Exportar XML.
Informe o diretório desejado ou clique em Criar nova pasta.
Clique em Exportar.
Selecione a opção necessária para exportar o XML ou gerar o DANFE.
Feche a tela Mensagem do sistema.

Detalhamento de Campos — Exportar XML

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Exportar XML	Tela Gerenciamento de notas	Iniciar a exportação do arquivo fiscal.
Diretório	Janela de seleção de pasta	Definir onde o arquivo será salvo.
Criar nova	Janela de seleção de pasta	Criar e nomear a pasta de destino.
Gerar DANFE	Opções de exportação	Gerar o documento auxiliar quando a nota estiver autorizada.

Atalhos e Avisos

Tabela de Atalhos

Rotina	Atalho no sistema	Quando utilizar
Pesquisar documentos	Gerenciar Notas > filtros > Pesquisar	Localizar notas por período, situação, destinatário ou chave.
Novo documento	Gerenciar Notas > Nova	Emitir NF-e Completa, NF-e Rápida, NFC-e ou importar nota.
Eventos fiscais	Gerenciar Notas > Eventos	Cancelar, corrigir ou registrar eventos de entrega, transporte e pagamento.
DANFE / DAMDFE	Gerar DANFE, Visualizar DANFE, Gerar DAMDFE ou Visualizar DAMDFE	Visualizar, imprimir, configurar ou gerar documento auxiliar.
Exportação	Exportar XML	Salvar XML e gerar DANFE quando permitido.

Aviso de Ecossistema

Aviso: as rotinas de autorização, cancelamento, consulta e eventos fiscais dependem de comunicação com a SEFAZ, configuração correta da empresa e certificado digital válido. Em documentos MDF-e, considere as nomenclaturas equivalentes DAMDFE e Configurar DAMDFE.

Contingência: quando a NF-e for emitida em contingência, o XML será armazenado em \Envio\RecepcaoNFe\Pendente\Contingencia. Com a conexão restabelecida, o arquivo será movido para \Envio\RecepcaoNFe\Pendente e transmitido à SEFAZ, evitando reprocessamento contínuo.

NFS-e: após retorno da SEFAZ, o sistema diferencia o número do RPS e da NFS-e. O número da NFS-e (lote) não necessariamente será igual ao número do RPS.