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Regras para Autorização Gerencial - Configurações Gerais

As Regras para Autorização Gerencial fazem parte da rotina do Autorizador Gerencial. Elas permitem restringir pagamentos e autorizações de compras por faixa de valor, além de estabelecer uma hierarquia de autorizações para reforçar o controle sobre compras e contas a pagar.

Modelo Operacional

Fluxo Operacional
Fluxo Autorizador Gerencial por Regra.png
Clique na imagem para expandir


Modalidade por valor

Quando o usuário responsável pela criação do título possui a permissão Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar, disponível em Cadastro de usuários / Usuário / Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Contas a pagar, e uma faixa de valor é informada, ele pode lançar, sem autorização, títulos cujo valor esteja entre os limites mínimo e máximo definidos.

Se o valor exceder essa faixa, será necessário solicitar autorização, e o título será gerado como Previsão. Caso o usuário não possua a permissão, todos os títulos lançados por ele serão gerados como previsão, independentemente do valor, e precisarão de autorização para o cadastro.

Modalidade por regra

O título será gerado como realizado somente quando a regra for de autorização automática. Nos demais casos, será gerado como previsão e deverá percorrer toda a hierarquia para ser autorizado, mesmo que o usuário possua permissão para autorizar o cadastro manual e exerça uma função prevista na sequência da regra.


Configuração necessária

Títulos a pagar

  1. Acesse o Configurador Bimer em Financeiro / Opções / A pagar / Cadastro de título.

  2. Habilite a opção Trabalhar com autorizador gerencial para contas a pagar. Essa configuração habilita, no aplicativo Cadastro de usuários, a opção Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar, disponível em Cadastro do usuário / Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Contas a pagar.

  3. (Opcional) Marque a opção Trabalhar com autorizador gerencial por regra com níveis para contas a pagar. Assim, o sistema Contas a Pagar recuperará as regras cadastradas no Configurador Bimer, em Geral / Outros cadastros / Regras para autorizador gerencial. Nesse caso, as faixas de valores configuradas no Cadastro de usuários deixarão de ser utilizadas.

Considerações

Caso a opção Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar esteja marcada e nenhum filtro seja informado, o usuário terá acesso para autorizar todos os cadastros de títulos a pagar. Para que a autorização seja sempre solicitada, desmarque essa opção.

Caso a opção não esteja marcada ou exista uma restrição por faixa de valor, o sistema validará o valor do título cadastrado manualmente. Se o valor não estiver contemplado na faixa configurada, o título será cadastrado como Previsão até ser aprovado pelo Autorizador Gerencial ou até serem informados usuário e senha com permissão de acesso.

É possível cadastrar somente uma regra com autorização automática. Essa regra será utilizada como padrão para criar títulos de outros sistemas.

  1. (Opcional) Marque a opção Enviar e-mail de títulos a pagar aguardando autorização para usuário com permissão de acesso para notificar os usuários autorizados por meio da rotina de autorização gerencial. O envio ocorrerá nas seguintes situações:

    • Restrição por valor: quando um usuário sem permissão para autorizar títulos a pagar realizar um cadastro que ultrapasse a faixa de valor.

    • Restrição por regra: quando um usuário cadastrar um título a pagar utilizando uma regra que não seja de autorização automática. Será enviado um e-mail a cada solicitação de nova autorização.

    • Restrição por orçamento: quando o valor do título a pagar ultrapassar o orçamento mensal da natureza de lançamento informada.

Pré-configuração necessária

Um e-mail válido deve ser informado no sistema Cadastro de usuário, em Usuário / Configurações de usuário / E-mail, com a opção Utilizar para recebimento de e-mails (Spy System / notificações do Live desktop) habilitada.

As configurações do Configurador Bimer, em Geral / Opções / Spy System, devem ser preenchidas corretamente.

  1. Clique em Gravar.


Pedidos de compra

  1. Acesse o Configurador Bimer em Estoque / Opções / Compras / Geral.

  2. Habilite a opção Trabalhar com autorizador gerencial no aplicativo EstCompras. Essa configuração habilita a opção Possui permissão para autorizar pedidos de compra no aplicativo Cadastro de usuários, em Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Pedido de compra.

  3. (Opcional) Marque a opção Trabalhar com autorizador gerencial por regra com níveis para pedidos de compras para que o sistema Pedido de Compras recupere as regras cadastradas no Configurador Bimer, em Geral / Outros cadastros / Regras para autorizador gerencial. Assim, as faixas de valores do Cadastro de usuários deixarão de ser utilizadas.

Pedidos de compra gerados por outros sistemas terão o campo de regra vazio, e seu preenchimento manual será obrigatório.

  1. (Opcional) Marque a opção Enviar e-mail de pedidos de compra aguardando autorização para usuário com permissão de acesso para que o Bimer notifique os usuários autorizados por meio da rotina de autorização gerencial. O envio ocorrerá nas seguintes situações:

    • Restrição por valor: quando um usuário sem permissão para autorizar pedidos de compra alterar o status para Aberto e solicitar autorização.

    • Restrição por regra: quando o usuário alterar o status do pedido para Aberto. Se houver mais de um usuário vinculado aos níveis, será enviado um e-mail a cada solicitação de nova autorização.

    • Restrição por orçamento: quando um usuário sem permissão para autorizar pedidos alterar o status para Aberto.

Pré-configuração necessária

Um e-mail válido deve ser informado no sistema Cadastro de usuário, em Usuário / Configurações de usuário / E-mail, com a opção Utilizar para recebimento de e-mails (Spy System / notificações do Live desktop) habilitada.

As configurações do Configurador Bimer, em Geral / Opções / Spy System, devem ser preenchidas corretamente.

  1. Clique em Gravar.

Cadastrar regra

  1. Acesse o Configurador Bimer em Geral / Outros cadastros / Regras para autorização gerencial.

  2. Clique em Novo.

  3. Nas abas apresentadas, cadastre as regras conforme a tabela a seguir:

  4. Clique em OK.

Aba

Campo

Descrição

Dados

Autorização automática

Marque esta opção para definir que o título não precisará passar por autorização.

Só é possível ter uma regra com autorização automática cadastrada. Ela será utilizada como padrão para criar títulos a pagar cadastrados por outros sistemas.

Níveis

Informe os valores que cada usuário poderá liberar de acordo com a função exercida.

Exemplo: despesas de até R$ 1.000.000,00 podem ser aprovadas pelo Gerente do financeiro. Acima desse valor, somente o Diretor da empresa poderá autorizar.

  1. Clique em Adicionar.

  2. Informe a descrição do nível.

  3. Defina o valor inicial e o valor final que o usuário poderá liberar de acordo com a função exercida.

  4. Adicione as funções que farão parte do nível.

  5. Clique em OK.

O valor inicial do primeiro nível será sempre 0 (zero).

Marque a opção Valor final máximo para permitir que o nível autorize qualquer valor.

Usuários

Usuários que possuem acesso à regra

Vincule os usuários que terão acesso à regra.

Esse vínculo também pode ser realizado em Cadastro de usuário / Usuário / Configuração do usuário / Autorizador gerencial / Regras de autorizador gerencial.

  1. Clique em Adicionar.

  2. Selecione o usuário desejado.

  3. Clique em OK.

Localizar regra

  1. Acesse o Configurador Bimer em Geral / Outros cadastros / Regras para autorização gerencial.

  2. Clique em Localizar.

  3. Selecione o Campo a ser localizado.

  4. Informe, em Texto a pesquisar, a informação relativa ao campo selecionado.

  5. Clique em Localizar.

  6. Selecione a situação.

  7. Clique em OK.

Editar regra

  1. Acesse o Configurador Bimer em Geral / Outros cadastros / Regras para autorização gerencial.

  2. Selecione a regra que deseja editar.

  3. Clique em Editar.

  4. Faça as alterações necessárias.

  5. Clique em OK.

Excluir regra

  1. Acesse o Configurador Bimer em Geral / Outros cadastros / Regras para autorização gerencial.

  2. Selecione a regra que deseja excluir.

Não é possível excluir regras com a opção Autorização automática marcada.

  1. Clique em Excluir.

  2. Confirme a exclusão.