Na aba Cadastro de Tarefas, é possível gerenciar não apenas as tarefas destinadas à sua equipe, mas também aquelas direcionadas aos seus clientes. Com isso, torna-se mais fácil e eficiente a comunicação e colaboração entre todas as partes envolvidas no processo, garantindo a execução das tarefas de forma organizada e dentro do prazo estabelecido.
Nova Tarefa do Escritório
Cadastre as tarefas do escritório que precisam ser entregues pela sua equipe!
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No menu do eContador, acesse a aba eTarefas.
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Clique em Cadastro de tarefas.
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Em Nova tarefa, selecione Cadastrar Tarefas.
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Preencha as informações da tarefa, nas abas:
Cadastro
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Campo |
Descrição |
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Nome |
Descreva o nome da tarefa. |
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Descrição |
Adicione informações extras à tarefa, se precisar. |
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Responsável |
Selecione a pessoa que será responsável por concluir a tarefa.
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Departamento |
Selecione o Departamento associado a tarefa. |
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Recorrência da tarefa |
Selecione a periodicidade que ocorrerá a tarefa. |
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Competência |
Este campo habilita se você selecionar alguma Recorrência da tarefa. Selecione a competência da obrigação da tarefa, ou seja, a qual mês, ano, trimestre ou semestre ela se refere. |
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A partir de |
Selecione a partir de que data a tarefa deve ser iniciada. |
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Prazo de entrega final |
Informe a data (anual) ou dia (decendial, mensal, trimestral, semestral) final cuja tarefa deve ser concluída. |
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Prazo de entrega legal |
Informe a data (anual) ou dia (decendial, mensal, trimestral, semestral) final cuja tarefa deve ser concluída. |
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Considerar o sábado como dia útil |
Selecione esta opção se deseja considerar o sábado como dia útil nesta tarefa. |
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Gera multa por atraso |
Marque se a tarefa possui controle de multa caso atrase o Prazo de entrega legal. |
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Parcelamento |
Marque esta opção para cadastrar tarefas provenientes de pagamentos parcelados no escritório. Na aba Vínculo de empresas, você poderá vincular as empresas com obrigações nesse sentido e especificar a partir de qual parcela deseja iniciar o controle das tarefas parceladas, bem como o número total de parcelas.
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Fases |
Marque esta opção para adicionar fases, que são como etapas que você precisa realizar para concluir a tarefa.
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Vínculo de empresas
No Vínculo de empresas, selecione as empresas que serão associadas à tarefa. Em tarefas recorrentes, também é possível personalizar informações de vencimento e o responsável para cada empresa, sem alterar a regra geral definida na aba Cadastro.
Personalização por empresa
Na lista de empresas selecionadas, ative o switch Personalização para configurar informações específicas da empresa. O switch vem desmarcado por padrão. Passe o mouse sobre o ícone de ajuda para consultar o tooltip: Ative para personalizar informações da tarefa apenas para essa empresa.
Quando a personalização estiver ativa, serão exibidos os campos Responsável e as informações de vencimento aplicáveis ao tipo de recorrência definido na tarefa. O responsável selecionado será utilizado para a empresa específica e deve ser um usuário do tipo Operador com permissão de acesso à empresa.
Os campos de vencimento são exibidos conforme a recorrência:
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Semanal: Prazo de entrega final, com os dias da semana, e Ajustar vencimento em dias não úteis.
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Anual: Prazo de entrega final (DD/MM), Prazo de entrega legal (DD/MM) e Ajustar vencimento em dias não úteis.
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Demais recorrências: são exibidos os campos de vencimento correspondentes à periodicidade selecionada na aba Cadastro.
As personalizações permitem atender às particularidades de cada empresa sem modificar os prazos e responsáveis da configuração geral da tarefa.
Hierarquia de responsáveis
Ao gerar a tarefa, o sistema identifica o responsável seguindo esta ordem de prioridade:
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Responsável por empresa: responsável informado na linha da empresa, quando a personalização estiver ativa.
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Responsável geral da tarefa: responsável definido na aba Cadastro, utilizado quando não houver responsável específico.
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Responsável do departamento: responsável configurado no cadastro da empresa para o departamento da tarefa, quando não houver responsável definido na empresa nem na tarefa.
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Sem responsável: quando nenhuma das opções anteriores estiver preenchida.
Alteração da recorrência
Se a tarefa possuir personalizações de vencimento e você alterar o tipo de recorrência, o sistema exibirá um aviso informando que essas personalizações serão perdidas.
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Ao clicar em Confirmar, a alteração da recorrência prossegue e as personalizações de vencimento são removidas. As personalizações de responsável são preservadas.
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Ao clicar em Cancelar, a alteração é desfeita e as personalizações de vencimento são mantidas.
Importante
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Se a personalização for ativada, mas nenhum campo for preenchido, a gravação será permitida e a opção será desmarcada automaticamente para essa empresa.
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Se uma empresa for desvinculada da tarefa, as personalizações definidas para ela serão removidas.
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Quando a tarefa for do tipo Tarefa Cliente, a personalização de responsável por empresa não se aplica.
Parcelamento
Em tarefas de parcelamento, o switch Personalização é exibido ao lado dos campos de quantidade de parcelas. A partir da ativação, é possível personalizar os dados de vencimento aplicáveis à empresa. Os campos A partir da parcela e Qtd. total não dependem do switch e continuam sendo preenchidos normalmente.
Auditoria
As alterações nas personalizações são registradas no histórico de auditoria da tarefa. O registro informa a data definida no modal Definição do período de vigência e detalha inclusões, alterações ou remoções de responsável, prazo de entrega final, prazo de entrega legal e ajuste para considerar o sábado como dia útil. Alterações realizadas em vários campos ou em várias empresas são registradas individualmente.
Informação sobre parcelamento
Se você marcou a opção Parcelamento na aba Cadastro, é possível especificar, para cada empresa, a partir de qual parcela deseja iniciar o controle de recorrência e o número total de parcelas.
Por exemplo: para que o eTarefas controle a recorrência de 12 parcelas a partir da 5ª, informe A partir da parcela 5 / Qtd. total 12.
Fases
Adicione as fases necessárias para concluir a tarefa. Você ativa esta aba ao marcar a opção Fases na aba Cadastro.
Adicionar Fase
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Clique em Nova fase.
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Selecione a Ordem da fase. Você pode usar os mesmos números de ordem várias vezes, mas não pode pular números naturais.
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Digite o nome da Fase.
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Adicione uma Descrição para a fase.
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Selecione o Responsável pela fase.
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Marque a opção da Baixa da fase:
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Conclusão manual: marque para encerrar a baixa da fase manualmente.
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Envio automático do documento: marque esta opção caso a fase possua baixa automática a partir do envio de documentos pelos sistemas Desktops da linha Pack ou UpDocs. Saiba quais documentos que geram baixa automática.
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Baixa Personalizada: marque para informar um título e concluir automaticamente a tarefa ao enviar um documento com esse título na etapa.
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Clique em Adicionar.
Ações da fase: na coluna de ação (•••) você pode Editar ou Excluir a fase adicionada.
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Clique em Cadastrar.
Nova Tarefa do Cliente
Cadastre as tarefas que o seu cliente precisa entregar para o escritório!
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No menu do eContador, acesse Tarefas do cliente. Essa opção fica disponível para usuários com permissão no módulo eTarefas.
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Em Nova tarefa, selecione + Nova tarefa avulsa.
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Na aba Cadastro, informe o nome, o departamento e o prazo de entrega. A descrição e a baixa personalizada são opcionais.
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Na aba Vínculo de empresas, selecione a empresa e, se necessário, os responsáveis. Serão exibidos apenas usuários cliente com permissão para a empresa.
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Na aba Informações adicionais:
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Com Vincular formulário ativo, crie um novo formulário personalizado ou selecione um formulário existente para enviar ao cliente. Acesse Formulários no menu do eContador para criar e editar formulários; todos os tipos, incluindo Formulário do cliente, estão disponíveis para usuários com permissão no módulo eTarefas. Você pode montar questionários e solicitações de coleta de dados sob medida, utilizando campos de parágrafo, lista suspensa, caixa de seleção, múltipla escolha e envio de anexos.
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Informe a Categoria a qual pertence o documento que será enviado para a conclusão da tarefa avulsa.
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Com a opção desativada, personalize a mensagem de solicitação de documentos.
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Clique em Cadastrar. O cliente receberá uma notificação com o formulário ou com a solicitação de documentos.
Acompanhamento
Ao clicar em Enviar Documento na notificação recebida por e-mail, push ou WhatsApp, o cliente é direcionado para o envio com Título, Prazo, Empresa, Departamento e Categoria já preenchidos e bloqueados. Se não estiver logado, após o login ele retorna automaticamente para essa tela. Depois do anexo, o status da tarefa é atualizado em tempo real para Documento Entregue.
Em tarefas com formulário, use o menu (•••) para selecionar Visualizar resposta(s). O histórico das ações fica disponível na timeline.
Integrações com a Contabilidade
As tarefas geradas pela opção Perguntar, disponível em Lançamentos da Contabilidade para dúvidas do extrato, também são exibidas no eTarefas para acompanhamento. Enquanto aguardam o retorno do cliente, ficam disponíveis no card Aguardando cliente.
Localizar Tarefa
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No menu do eContador, acesse a aba eTarefas.
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Clique em Cadastro de tarefas.
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No canto superior direito, selecione se deseja localizar Tarefas do escritório ou Tarefas do cliente.
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Digite o Nome e selecione o Departamento da tarefa.
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Clique em Filtrar.
Editar Tarefa
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Localize a tarefa.
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No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Editar.
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Realize as alterações necessárias.
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Clique em Salvar.
Excluir Tarefa
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Localize e selecione as tarefas.
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Clique em Editar selecionada(s).
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Selecione Departamento ou Responsável.
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Altere as informações necessárias.
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Clique em Confirmar.
Excluir Tarefa
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Localize a tarefa.
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No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Excluir.
Observação: a tarefa será excluída permanentemente, assim como seus vínculos e histórico na aba Minhas tarefas.
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Confirme a exclusão.