Na aba Cadastro de Tarefas, é possível gerenciar não apenas as tarefas destinadas à sua equipe, mas também aquelas direcionadas aos seus clientes. Com isso, torna-se mais fácil e eficiente a comunicação e colaboração entre todas as partes envolvidas no processo, garantindo a execução das tarefas de forma organizada e dentro do prazo estabelecido.
Nova Tarefa do Escritório
Cadastre as tarefas do escritório que precisam ser entregues pela sua equipe!
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No menu do eContador, acesse a aba eTarefas.
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Clique em Cadastro de tarefas.
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Em Nova tarefa, selecione Cadastrar Tarefas.
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Preencha as informações da tarefa, nas abas:
Cadastro
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Campo |
Descrição |
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Nome |
Descreva o nome da tarefa. |
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Descrição |
Adicione informações extras à tarefa, se precisar. |
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Responsável |
Selecione a pessoa que será responsável por concluir a tarefa.
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Departamento |
Selecione o Departamento associado a tarefa. |
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Recorrência da tarefa |
Selecione a periodicidade que ocorrerá a tarefa. |
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Competência |
Este campo habilita se você selecionar alguma Recorrência da tarefa. Selecione a competência da obrigação da tarefa, ou seja, a qual mês, ano, trimestre ou semestre ela se refere. |
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A partir de |
Selecione a partir de que data a tarefa deve ser iniciada. |
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Prazo de entrega final |
Informe a data (anual) ou dia (decendial, mensal, trimestral, semestral) final cuja tarefa deve ser concluída. |
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Prazo de entrega legal |
Informe a data (anual) ou dia (decendial, mensal, trimestral, semestral) final cuja tarefa deve ser concluída. |
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Considerar o sábado como dia útil |
Selecione esta opção se deseja considerar o sábado como dia útil nesta tarefa. |
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Gera multa por atraso |
Marque se a tarefa possui controle de multa caso atrase o Prazo de entrega legal. |
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Parcelamento |
Marque esta opção para cadastrar tarefas provenientes de pagamentos parcelados no escritório. Na aba Vínculo de empresas, você poderá vincular as empresas com obrigações nesse sentido e especificar a partir de qual parcela deseja iniciar o controle das tarefas parceladas, bem como o número total de parcelas.
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Fases |
Marque esta opção para adicionar fases, que são como etapas que você precisa realizar para concluir a tarefa.
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Vínculo de empresas
No Vínculo de empresas, selecione as empresas que serão associadas à tarefa. Em tarefas recorrentes, também é possível personalizar informações de vencimento e o responsável para cada empresa, sem alterar a regra geral definida na aba Cadastro.
Personalização por empresa
Na lista de empresas selecionadas, ative o switch Personalização para configurar informações específicas da empresa. O switch vem desmarcado por padrão. Passe o mouse sobre o ícone de ajuda para consultar o tooltip: Ative para personalizar informações da tarefa apenas para essa empresa.
Quando a personalização estiver ativa, serão exibidos os campos Responsável e as informações de vencimento aplicáveis ao tipo de recorrência definido na tarefa. O responsável selecionado será utilizado para a empresa específica e deve ser um usuário do tipo Operador com permissão de acesso à empresa.
Os campos de vencimento são exibidos conforme a recorrência:
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Semanal: Prazo de entrega final, com os dias da semana, e Ajustar vencimento em dias não úteis.
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Anual: Prazo de entrega final (DD/MM), Prazo de entrega legal (DD/MM) e Ajustar vencimento em dias não úteis.
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Demais recorrências: são exibidos os campos de vencimento correspondentes à periodicidade selecionada na aba Cadastro.
As personalizações permitem atender às particularidades de cada empresa sem modificar os prazos e responsáveis da configuração geral da tarefa.
Hierarquia de responsáveis
Ao gerar a tarefa, o sistema identifica o responsável seguindo esta ordem de prioridade:
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Responsável por empresa: responsável informado na linha da empresa, quando a personalização estiver ativa.
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Responsável geral da tarefa: responsável definido na aba Cadastro, utilizado quando não houver responsável específico.
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Responsável do departamento: responsável configurado no cadastro da empresa para o departamento da tarefa, quando não houver responsável definido na empresa nem na tarefa.
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Sem responsável: quando nenhuma das opções anteriores estiver preenchida.
Alteração da recorrência
Se a tarefa possuir personalizações de vencimento e você alterar o tipo de recorrência, o sistema exibirá um aviso informando que essas personalizações serão perdidas.
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Ao clicar em Confirmar, a alteração da recorrência prossegue e as personalizações de vencimento são removidas. As personalizações de responsável são preservadas.
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Ao clicar em Cancelar, a alteração é desfeita e as personalizações de vencimento são mantidas.
Importante
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Se a personalização for ativada, mas nenhum campo for preenchido, a gravação será permitida e a opção será desmarcada automaticamente para essa empresa.
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Se uma empresa for desvinculada da tarefa, as personalizações definidas para ela serão removidas.
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Quando a tarefa for do tipo Tarefa Cliente, a personalização de responsável por empresa não se aplica.
Parcelamento
Em tarefas de parcelamento, o switch Personalização é exibido ao lado dos campos de quantidade de parcelas. A partir da ativação, é possível personalizar os dados de vencimento aplicáveis à empresa. Os campos A partir da parcela e Qtd. total não dependem do switch e continuam sendo preenchidos normalmente.
Auditoria
As alterações nas personalizações são registradas no histórico de auditoria da tarefa. O registro informa a data definida no modal Definição do período de vigência e detalha inclusões, alterações ou remoções de responsável, prazo de entrega final, prazo de entrega legal e ajuste para considerar o sábado como dia útil. Alterações realizadas em vários campos ou em várias empresas são registradas individualmente.
Informação sobre parcelamento
Se você marcou a opção Parcelamento na aba Cadastro, é possível especificar, para cada empresa, a partir de qual parcela deseja iniciar o controle de recorrência e o número total de parcelas.
Por exemplo: para que o eTarefas controle a recorrência de 12 parcelas a partir da 5ª, informe A partir da parcela 5 / Qtd. total 12.
Fases
Adicione as fases necessárias para concluir a tarefa. Você ativa esta aba ao marcar a opção Fases na aba Cadastro.
Adicionar Fase
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Clique em Nova fase.
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Selecione a Ordem da fase. Você pode usar os mesmos números de ordem várias vezes, mas não pode pular números naturais.
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Digite o nome da Fase.
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Adicione uma Descrição para a fase.
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Selecione o Responsável pela fase.
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Marque a opção da Baixa da fase:
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Conclusão manual: marque para encerrar a baixa da fase manualmente.
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Envio automático do documento: marque esta opção caso a fase possua baixa automática a partir do envio de documentos pelos sistemas Desktops da linha Pack ou UpDocs. Saiba quais documentos que geram baixa automática.
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Baixa Personalizada: marque para informar um título e concluir automaticamente a tarefa ao enviar um documento com esse título na etapa.
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Clique em Adicionar.
Ações da fase: na coluna de ação (•••) você pode Editar ou Excluir a fase adicionada.
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Clique em Cadastrar.
Nova Tarefa do Cliente
Cadastre as tarefas que o seu cliente precisa entregar para o escritório!
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No menu do eContador, acesse Tarefas do cliente. Essa opção fica disponível para usuários com permissão no módulo eTarefas.
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Em Nova tarefa, selecione + Nova tarefa avulsa.
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Na aba Cadastro, informe o nome, o departamento e o prazo de entrega. A descrição e a baixa personalizada são opcionais.
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Na aba Vínculo de empresas, selecione a empresa e, se necessário, os responsáveis. Serão exibidos apenas usuários cliente com permissão para a empresa.
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Na aba Informações adicionais:
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Com Vincular formulário ativo, crie um novo formulário personalizado ou selecione um formulário existente para enviar ao cliente. Acesse Formulários no menu do eContador para criar e editar formulários; todos os tipos, incluindo Formulário do cliente, estão disponíveis para usuários com permissão no módulo eTarefas. Você pode montar questionários e solicitações de coleta de dados sob medida, utilizando campos de parágrafo, lista suspensa, caixa de seleção, múltipla escolha e envio de anexos.
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Com a opção desativada, personalize a mensagem de solicitação de documentos.
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Clique em Cadastrar. O cliente receberá uma notificação com o formulário ou com a solicitação de documentos.
Acompanhamento
A tarefa permanece como Aguardando cliente até o prazo. Depois, passa para Atrasado. Quando o cliente enviar o formulário ou o documento, a tarefa será baixada automaticamente e ficará como Recebido.
Em tarefas com formulário, use o menu (•••) para selecionar Visualizar resposta(s). O histórico das ações fica disponível na timeline.
Integração com Lançamentos da Contabilidade
As dúvidas do extrato enviadas pela opção Perguntar, em Lançamentos da Contabilidade, também podem gerar tarefas no eTarefas. Essas demandas ficam disponíveis no card Aguardando cliente enquanto aguardam o retorno.
Integrações com a Contabilidade
As tarefas geradas pela opção Perguntar, disponível em Lançamentos da Contabilidade para dúvidas do extrato, também são exibidas no eTarefas para acompanhamento. Enquanto aguardam o retorno do cliente, ficam disponíveis no card Aguardando cliente.
Localizar Tarefa
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No menu do eContador, acesse a aba eTarefas.
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Clique em Cadastro de tarefas.
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No canto superior direito, selecione se deseja localizar Tarefas do escritório ou Tarefas do cliente.
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Digite o Nome e selecione o Departamento da tarefa.
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Clique em Filtrar.
Editar Tarefa
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Localize a tarefa.
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No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Editar.
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Realize as alterações necessárias.
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Clique em Salvar.
Excluir Tarefa
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Localize e selecione as tarefas.
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Clique em Editar selecionada(s).
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Selecione Departamento ou Responsável.
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Altere as informações necessárias.
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Clique em Confirmar.
Excluir Tarefa
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Localize a tarefa.
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No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Excluir.
Observação: a tarefa será excluída permanentemente, assim como seus vínculos e histórico na aba Minhas tarefas.
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Confirme a exclusão.