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Minhas Tarefas - eTarefas

Na aba Minhas Tarefas, é possível cadastrar tarefas avulsas que precisam ser executadas, revisadas, entre outras funções. Além disso, você consegue consultar o status de todas as tarefas e concluir as que estão pendentes.

Nova Tarefa Avulsa

  1. No menu do eContador, acesse a aba eTarefas.

  2. Clique em Minhas Tarefas.

  3. Clique em Nova tarefa avulsa.

  4. Preencha as informações da tarefa avulsa, nas abas:

Cadastro

Campo

Descrição

Importar modelo

Marque esta opção para importar um modelo previamente cadastrado.

Utilizar um modelo economiza tempo ao preencher tarefas, garantindo consistência. Em vez de preencher manualmente os campos de uma tarefa toda vez, você pode simplesmente importar um modelo existente. Isso agiliza o processo de criação de tarefas e reduz o risco de erros ou omissões.

info Observação: apenas modelos de departamentos para os quais você tem permissão serão exibidos.

  1. Selecione um modelo.

  2. Clique em Importar.

Nome

Descreva o nome da tarefa avulsa.

Descrição

Adicione informações complementares à tarefa.

Anexos

Anexe os arquivos correspondentes à tarefa, como orientações ou documentos relevantes.
Após salvar a tarefa, você poderá visualizar e fazer o download dos anexos nos detalhes dela.

info Observação: o arquivo não pode exceder 50 MB.

Extensões permitidas

*.bmp, *.doc, *.dot, *.jpg, *.pdf, *.png, *.xls, *.odt, *.odf, *.rtf, *.txt, *.xml, *.html, *.gif, *.zip, *.rar, *.xlsx, *.docx, *.ppt, *.pptx, *.7z, *.jpeg, *.htm, *.csv, *.qrp, *.tdm, *.ofx, *.ofc.

Responsável

Selecione a pessoa que será responsável por concluir a tarefa.

Configurar Usuário Responsável

Apenas usuários do tipo Operador são os responsáveis por gerenciar as tarefas. Para habilitar as permissões do usuário, siga os passos a seguir:

  1. No menu do eContador, acesse a aba Usuário.

  2. Selecione o Usuário e clique em Editar.

  3. Na aba Permissões, marque as ações que o usuário terá sobre as tarefas.

  4. Clique em Salvar.

Notificar Responsável

Marque caso deseje notificar por e-mail a criação da tarefa ao responsável.

Departamento

Selecione o Departamento associado a tarefa.

Prazo de entrega final

Informe a data (anual) ou dia (mensal) final cuja tarefa deve ser concluída.

Prazo de entrega legal

Informe a data (anual) ou dia (mensal) limite que a tarefa deve ser concluída, para não ocorrer multa ou atraso.

Gera multa por atraso

Marque se a tarefa possui controle de multa caso atrase o Prazo de entrega legal.
Vínculo de empresas

No Vínculo de empresas, selecione as empresas que serão associadas a tarefa avulsa.

Fases

Adicione as fases necessárias para concluir a tarefa avulsa. Você ativa esta aba ao marcar a opção Fases na aba Cadastro e consegue controlá-las em Minhas Tarefas.

Adicionar Fase

  1. Clique em Nova fase.

  2. Selecione a Ordem da fase. Você pode usar os mesmos números de ordem várias vezes, mas não pode pular números naturais.

  3. Digite o nome da Fase.

  4. Adicione uma Descrição para a fase.

  5. Selecione o Responsável pela fase.

  6. Marque a opção da Baixa da fase:

    • Conclusão manual: marque para encerrar a baixa da fase manualmente.

    • Baixa Personalizada: marque para informar um título e concluir automaticamente a tarefa ao enviar um documento com esse título na etapa.

  7. Clique em Adicionar.

info Ações da fase: na coluna de ação (•••) você pode Editar ou Excluir a fase adicionada.

Dica: para criar um modelo com os dados desta tarefa, selecione Criar novo modelo.

  1. Clique em Cadastrar.

Consultar Minhas Tarefas

  1. No menu do eContador, acesse a aba eTarefas.

  2. Clique em Minhas Tarefas.

  3. Selecione o Responsável das tarefas.

  4. Selecione a Empresa cujas tarefas estão associadas.

Nota: Só é possível selecionar empresas Ativas.

  1. Selecione o Intervalo para consulta: Hoje, Esta semana ou Este mês.

  2. No grupo Status, marque a situação (A fazer, Atrasada, Concluído, Enviado) das tarefas que deseja consultar.

  3. (Opcional) Utilize o Filtro Avançado para consultar tarefas específicas e encontre rapidamente aquelas que precisam de sua atenção imediata.

O Filtro Avançado possibilita uma busca precisa das suas tarefas através dos campos: Nome da tarefa, Departamento, Data de entrega e Data de conclusão.

  1. Clique em Filtrar.

Caso a tarefa filtrada possua documentos anexados, é possível visualizá-los. Basta acessar o Histórico da tarefa e clicar em Visualizar, no campo Documento da baixa.


Exportar em *.XLSX

Ao filtrar as tarefas, é possível exportá-las em formato de planilha, basta clicar em Exportar em *.XLSX.

Adicionar Comentários nas Minhas Tarefas

Gostaria de adicionar um comentário na tarefa? Veja como é simples:

  1. Consulte a tarefa.

  2. Dê um duplo clique sobre ela.

  3. Abaixo da Descrição da tarefa, no campo Comentário, adicione informações complementares à tarefa.

  4. (Opcional) Marque a opção Não gerar parecer no atendimento caso você não queria que o comentário seja exibido na área de atendimentos como um parecer.

  5. Clique em Adicionar.

Informações

Ao adicionar o comentário, ele será demonstrado no Histórico da tarefa. Você pode editar ou excluir o comentário inserido.
Se você adicionar um comentário em uma tarefa relacionada a atendimento, esse comentário será incluído no atendimento em forma de parecer.

Ações da Tarefa Avulsa de Atendimento

Em relação às tarefas avulsas mediante a abertura de um atendimento, é possível realizar duas ações: Reabrir ou Concluir.

Como as Tarefas Avulsas são Abertas por Atendimentos?

O eTarefas é integrado ao módulo de Atendimentos!
Isso mesmo; ao criar um atendimento pelo site do eContador ou pelo App, é aberta uma tarefa avulsa que será demonstrada em Minhas Tarefas.

Caso essa tarefa seja concluída, o atendimento usado para abri-la também será encerrado, e o mesmo acontece no caso de reabertura da tarefa, ou seja, o atendimento de origem também é reaberto.

  • Reabrir: a tarefa avulsa e o atendimento são reabertos.

  • Concluir: a tarefa avulsa e o atendimento são encerrados.

Reabrir Tarefa

Informação: Dependendo da data de entrega, a tarefa pode mudar de status para “A Fazer” ou “Atrasada”.

  1. Consulte a tarefa.

  2. No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Reabrir.

  3. Confirme a reabertura. 

Concluir Tarefa

  1. Consulte a tarefa.

Dica: Para concluir várias tarefas de uma só vez, selecione-as e clique em Concluir selecionada(s).
Se quiser concluir todas as tarefas da página, clique no checkbox ao lado da coluna Nome da Tarefa e conclua a seleção.

  1. No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Concluir.

  2. Confirme a conclusão.

Excluir Tarefa

Nota: Tarefas com status Concluído não podem ser excluídas.

  1. Consulte a tarefa.

Dica: Para excluir várias tarefas de uma só vez, selecione-as e clique em Excluir selecionada(s).
Se quiser excluir todas as tarefas da página, clique no checkbox ao lado da coluna Nome da Tarefa e exclua a seleção.

  1. No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Excluir.

  2. Confirme a exclusão.

Transferir Responsável da Tarefa

Você pode transferir a responsabilidade de uma recorrência de tarefa individual ou em bloco. Saiba como:

  1. Consulte a tarefa.

Dica: Para transferir várias tarefas de uma só vez, selecione-as e clique em Transferir selecionada(s) para o novo responsável.
Se quiser transferir todas as tarefas da página, clique no checkbox ao lado da coluna Nome da Tarefa e transfira a seleção para outro responsável.

  1. No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Transferir.

  2. Selecione o Novo responsável pela tarefa.

  3. Clique em Confirmar.

Alterar Vencimento da Tarefa

Saiba como mudar o prazo de entrega da tarefa, ou seja, a data de vencimento daquelas que estão com o status Atrasada ou A Fazer.
Essa opção é muito útil quando se precisa ajustar o cronograma ou lidar com imprevistos que afetem a conclusão das tarefas.

  1. Consulte a tarefa.

  2. No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Alterar venc.

  3. Informe o Novo prazo de entrega.

  4. Clique em Confirmar.

Alterar Departamento da Tarefa

Saiba como alterar o Departamento associado a tarefa de uma maneira simples.

Observação: Apenas usuários com permissão de Editar no eTarefas poderão realizar este tipo de transferência.

  1. Consulte a tarefa.

  2. No canto direito da tarefa, clique nos três pontos (•••) / Alterar dpto.

  3. Selecione o departamento.

  4. Clique em Confirmar.