Cadastrar Funcionários

O Cadastro de Funcionários é uma das rotinas mais importantes do módulo de Folha de Pagamento. É nele que ficam registradas as informações pessoais, documentais, contratuais, salariais e de benefícios dos colaboradores, servindo como base para o processamento de recibos, relatórios, obrigações legais, integrações e eventos do eSocial.

Manter esse cadastro completo e atualizado é essencial para garantir cálculos corretos, reduzir inconsistências e dar mais segurança às rotinas trabalhistas da empresa.

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Antes de começar

Antes de incluir ou alterar um funcionário, confira se os cadastros e parâmetros abaixo já estão preparados:

• Empresa cadastrada e parametrizada corretamente.

• Divisão de RH cadastrada, quando a folha for processada por área, obra ou filial.

• Centro de custo contábil configurado, quando houver integração com a Contabilidade.

• Sindicato da categoria cadastrado com regras de cálculo, adicionais, benefícios e parâmetros trabalhistas.

• Tabela de cargos, salários e CBO disponível para vínculo da função do trabalhador.

• Tabelas de horários, jornadas e escalas configuradas, quando aplicável.

• Tabelas de benefícios, tarifas de vale-transporte e operadoras de saúde cadastradas.

• Documentos pessoais do funcionário em mãos, principalmente CPF, PIS, CTPS e dados de admissão.

• Regras de eSocial revisadas para a categoria do trabalhador.

Guia Passo a Passo

Início do cadastro

1. Acesse o Cadastro de Funcionários e selecione a Empresa em que o funcionário será cadastrado.

2. Clique em Novo para iniciar um novo registro.

3. Informe o código do Funcionário, composto por 5 dígitos. Como sugestão, utilize o número da ficha de registro ou uma composição do livro e folha.

4. Preencha a Chapeira, caso a empresa utilize controle de cartão de ponto.

5. Informe a Divisão de RH, quando a empresa separar o processamento por área, obra ou unidade.

6. Preencha o C/Custo Contábil quando houver integração com o módulo de Contabilidade.

Dados Básicos

1. Acesse a guia Dados Básicos.

2. Informe o Nome do Funcionário completo, conforme documento oficial.

3. Preencha a Data de Nascimento no formato DD/MM/AAAA.

4. Informe cidade, estado e país de nascimento, além da nacionalidade.

5. Preencha os dados de filiação: Nome da mãe e, quando disponível, Nome do pai.

6. Selecione Estado Civil, Grau de Instrução, Sexo e demais dados pessoais exigidos.

7. Na aba Local de Moradia, cadastre endereço, telefone, celular e e-mail do funcionário.

8. Na aba Local de Trabalho, revise o endereço considerado para a prestação de serviço. O sistema pode preencher automaticamente com base na empresa ou na Divisão de RH.

9. Na aba Características Físicas, informe dados necessários para relatórios e obrigações legais, como raça/cor, deficiência, altura, peso e demais características.

10. Quando houver dependentes, cadastre-os ou marque a opção para leitura do Cadastro de Dependentes.

Documentos

1. Acesse a guia Documentos.

2. Informe o CPF do funcionário. O sistema pode validar o número digitado.

3. Preencha o PIS, informação essencial para obrigações como RAIS, SEFIP, CAGED e eSocial, conforme aplicável.

4. Registre os dados da Carteira Profissional/CTPS.

5. Cadastre documentos complementares, como RG, Título de Eleitor, Certificado de Reservista, RIC e CNH.

6. Quando o funcionário possuir registro profissional, informe os dados do Conselho Regional, como OAB, CRC, CRM ou outro órgão correspondente.

7. Para estrangeiros, preencha as informações específicas de RNE, visto, naturalização, tempo de residência e condição do trabalhador.

Admissão/Demissão

1. Na seção Informações Contratuais, acesse a guia Admissão/Demissão.

2. Defina a Condição do funcionário, como Ativo, Desligado ou outra situação de afastamento/controladoria disponível.

3. Selecione a Categoria do Trabalhador, conforme tabela vigente do eSocial.

4. Informe o Vínculo Empregatício, como CLT, estatutário, temporário, avulso ou outro vínculo permitido.

5. Preencha o campo Emprego Anterior, quando necessário para obrigações trabalhistas.

6. Informe o Tipo de Admissão e o Indicativo de Admissão.

7. Cadastre a Data de Admissão.

8. Em caso de desligamento, preencha Data de Demissão, Data do Exame Demissional e Motivo de Desligamento.

9. Na seção FGTS, revise a data de opção, número da conta e categoria GFIP.

10. Vincule a Função/CBO, a Tabela de Cargos e Salários e o Sindicato.

11. Configure os dados do contrato de trabalho, como duração, término, cláusula e observações contratuais.

Salários/Indicadores

1. Acesse a guia Salários e Indicadores.

2. Informe o Tipo de Salário, como mensalista, horista, semanalista, tarefeiro ou aulista/professor.

3. Defina o Tipo de Pagamento, como mensal ou periódico.

4. Preencha o Salário Base Atual conforme a forma de remuneração do trabalhador.

5. Configure dados bancários: banco, agência, conta e forma de pagamento.

6. Configure indicadores de cálculo, como adicional noturno, periculosidade, insalubridade, DSR sobre adicionais, adiantamento salarial, desconto sindical e tributação de INSS, FGTS e IRRF.

7. Cadastre Fixos Salariais quando houver eventos mensais recorrentes de provento ou desconto.

8. Cadastre Fixos Informativos quando houver eventos sem cálculo de folha, mas que devam ser considerados em obrigações como eSocial.

9. Quando o funcionário possuir múltiplos vínculos, informe as bases de contribuição para cálculo previdenciário correto.

Controle de Horários

1. Acesse a guia Controle de Horários em Informações Contratuais.

2. Informe o Regime de Jornada conforme a forma de trabalho do funcionário.

3. Preencha a Hora Base Mês e a Hora Semanal, conforme a carga horária contratual.

4. Quando houver trabalho noturno, informe a Hora Adc. Noturno e o percentual de adicional aplicável.

5. Selecione a Jornada previamente cadastrada na Tabela de Horários.

6. Se a empresa emitir escala, preencha a Escala de Revezamento com os dias de folga por mês.

Benefícios

1. Acesse a guia Benefícios em Informações Contratuais.

2. Para incluir plano médico ou odontológico, use a seção Operadora de Saúde, clique em Adicionar e selecione a operadora cadastrada na Tabela de Benefícios.

3. Informe Data Início, Data Fim, quando houver encerramento, e os dados de Fixo Informativo exigidos para integração eSocial.

4. Na seção Vale-Transporte, clique em Adicionar, selecione a tarifa e informe a quantidade diária utilizada pelo funcionário.

5. Informe se o funcionário trabalha aos sábados, selecionando a opção adequada para jornada integral, meio período ou ausência de trabalho aos sábados.

6. Na seção Refeição/Alimentação, adicione os benefícios fornecidos, informe a quantidade diária e, quando aplicável, o percentual de desconto.

7. Revise os benefícios vinculados antes de salvar, garantindo que as datas de vigência e quantidades estejam corretas.

Dados do Estágio

1. Acesse a guia Dados do Estágio em Informações Contratuais.

2. Verifique se a Categoria do Trabalhador informada em Admissão/Demissão corresponde a estagiário, pois os campos desta guia são habilitados conforme essa configuração.

3. Preencha os dados da Instituição de Ensino, incluindo identificação e informações de contato, quando disponíveis.

4. Informe os dados do Estágio, como período, modalidade, área de atuação e demais informações contratuais exigidas.

5. Quando houver intermediador, preencha os dados do Agente de Integração.

6. Cadastre as informações do Coordenador do Estágio ou responsável pelo acompanhamento.

7. Informe os dados do Seguro vinculado ao estágio, conforme documentação fornecida.

Campos Adicionais

1. Acesse a guia Campos Adicionais em Informações Contratuais.

2. Nas abas Datas, Indicadores, Valores e Informações Adicionais, preencha os campos complementares configurados na Tabela de Títulos Campos Adicionais Funcionário.

3. Na aba eSocial, revise se o cadastro deve ser gerado para o eSocial e informe o número do recibo de Registro Preliminar, quando houver S-2190.

4. Quando a admissão decorrer de decisão judicial e o campo estiver habilitado, informe a Matrícula eSocial Atribuída por Anotação Judicial.

5. Na aba Treinamento / Outras Anotações, adicione treinamentos, capacitações ou anotações conforme a Tabela 28 do eSocial.

6. Salve as informações e revise possíveis pendências antes de finalizar o cadastro.

Conclusão

Com o Cadastro de Funcionários corretamente preenchido, a empresa ganha mais segurança no processamento da folha, melhora a qualidade das informações enviadas ao eSocial e reduz retrabalho nas rotinas trabalhistas. Revise cada seção com atenção, valide os dados obrigatórios e aproveite os recursos do sistema para manter uma base cadastral completa, confiável e pronta para crescer junto com a operação.