Principais Conceitos do Pedido de Venda

Para compreender as informações operacionais deste manual, é importante conhecer os termos mais usados e algumas funcionalidades mencionadas em diferentes seções. São elas:

Pedido de Venda

É o documento que expressa as necessidades do cliente, em produtos e/ou serviços, junto à empresa. O pedido é uma confirmação da venda e, quando é necessário formalizar as necessidades do cliente em relação ao que sua empresa pode oferecer, é o principal instrumento para efetivar esse atendimento.

Pré-pedido de Venda

Um pré-pedido é basicamente um orçamento de venda. Todos os pedidos nessa situação exibem o status pré-pedido. 

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente. Facilita a vida do contribuinte e da fiscalização, garantindo confiabilidade, melhor controle fiscal, redução da sonegação e aumento da arrecadação, além de diminuir custos com impressão e armazenamento.

A validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (autoria e integridade) e pela recepção do Fisco.

Ordem de Entrega (OE)

Essa rotina é usada quando a empresa emite notas fiscais sem gerar financeiro e, periodicamente, fecha esses documentos para gerar uma Ordem de Entrega de títulos a receber.

Documento Auxiliar de venda (DAV)

O Documento Auxiliar de Venda (DAV) é emitido e impresso conforme requisitos para atender as necessidades operacionais do estabelecimento usuário de ECF, para emissão e impressão de orçamento, pedido ou outro documento de controle interno, antes da operação ser concretizada.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, para documentar vendas presenciais ou entregas ao consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna, sem gerar crédito de ICMS ao adquirente.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE  é uma representação simplificada da NF-e com funções específicas.

• Contém a chave numérica de 44 posições para consulta da NF-e (Chave de Acesso).

• Acompanha a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação (emitente, destinatário, valores, etc.).

• Auxilia a escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emitir NF-e.

Características do DANFE:

• Deve ser impresso pelo vendedor antes da circulação da mercadoria.

• Só pode ser usado para transitar com mercadorias após autorização de uso da NF-e.

• Se a legislação exigir vias adicionais das Notas Fiscais modelo 1, o contribuinte credenciado deve imprimir o DANFE em quantas cópias forem necessárias, todas consideradas originais.

• Deve ser impresso em papel comum, exceto jornal, tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo usar folhas soltas, formulário contínuo, pré-impresso ou de segurança.

• Pode conter elementos gráficos como o logotipo da empresa, desde que não prejudiquem a leitura do conteúdo ou código de barras.

• É permitido deslocar o comprovante de entrega destacável da parte inferior para a lateral direita ou superior do DANFE.

• Carimbos no DANFE devem ser feitos no verso durante o trânsito da mercadoria.

• Informações complementares podem ser impressas no verso, reservando ao menos 10 x 15 cm. O DANFE não substitui nem se confunde com a NF-e.

• A Secretaria da Fazenda pode autorizar, por regime especial, alterações no layout do DANFE para adequação às operações, desde que os campos obrigatórios da NF-e sejam mantidos.

Uso de formulário de segurança: O uso do formulário de segurança para impressão do DANFE é obrigatório apenas em casos de emissão de NF-e em contingência. Nesses casos, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), exigindo apenas aprovação do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs) pela SEFAZ.

NF-easy

O sistema NF-easy foi desenvolvido pela Alterdata para auxiliar na implementação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e MDF-e nas empresas.

O NF-easy é adquirido separadamente e integra a nota fiscal gerada na empresa com a assinatura eletrônica, para envio ao site da Receita Federal. Assim, a comunicação entre a empresa e a Receita fica mais simples, pois o sistema monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo .xml pela empresa.

O NF-easy pode ser integrado ao sistema de automação comercial Alterdata.

• Gerar a nota no sistema.

• Incluir a assinatura eletrônica.

• Receber o .xml validado diretamente no software de emissão após autorização da Receita Federal.

Geração de Notas Ficais e/ou Ordens de Serviço no Pedido de Venda

Com o Pedido de Venda você pode gerar notas fiscais e/ou ordens de serviço a partir de pedidos. Porém, ao filtrar os pedidos para faturar, o sistema às vezes não marca automaticamente alguns pedidos. Veja os principais motivos:

• O pedido está com legenda de Não impressos (motivo: PDV).

• O pedido ainda não passou pelo PDV.

• Nenhum dos itens do pedido possui quantidade em estoque.

• O pedido tem pelo menos um item sem estoque e não permite entrega parcial.

• O sistema usa reserva de pedidos selecionados, e o produto disponível já está reservado para outro pedido. Essa reserva não vale para serviços e só para pedidos que não têm a legenda de Entregue parcial ou que têm a legenda de Não impressos.

• O sistema usa reserva de pedidos abertos e o produto disponível já está reservado para outro pedido aberto. Essa reserva vale só para pedidos abertos de documentos cancelados ou excluídos.

• Existem itens do pedido vinculados a pelo menos um lote auxiliar.

• Existem itens do pedido sem série informada.

• O sistema não está configurado para atender pedidos sem quantidade em estoque.

• O pedido gerará uma consignação e você não tem acesso ao setor padrão de consignação.

• O pedido está vinculado a um indexador e a data de cotação informada está fora do mês atual.