Envio de e-mail através da tela de parecer no CRM.

Introdução

O recurso foi criado por demanda da própria Alterdata, para agilizar o envio de e-mails principalmente nos setores de suporte, que fazem retornos de contato aos clientes e perdiam muito tempo indo na tela do e-mail, redigindo, e depois copiando todo o conteúdo e colando no CRM. Agora com o recurso, podemos configurar um e-mail padrão para que seja enviado ao cliente, e o próprio sistema grava o e-mail no atendimento com um parecer automático após a confirmação do envio do e-mail.

Configurações

Apesar de não existir configuração específica para habilitar a rotina, existem adicionais que podemos configurar no sistema para agilizar a descrição do e-mail, como o modelo do e-mail em HTML, os contatos e os textos padrões de cada tipo de atendimento.

1. Acesse o módulo Configurador Bimer / Geral / Outros Cadastros / Mensagens.

2. Clique em Novo.

3. Então o campo Código deixe o sequencial já preenchido e no campo Mensagem cadastre a descrição de seu e-mail padrão, para vincularmos ao tipo de atendimento. Clique no botão OK para salvar o cadastro.

4. Feito o cadastro, acesse Configurador Bimer / Geral / Atendimentos/agendamentos / Tipos de agendamento.

5. Clique no botão Novo.

6. Avance a direita até a aba Envio de e-mail, e preencha o campo Layout em HTML do e-mail, e no quadro Texto padrão clique no botão + para incluir a mensagem cadastrada anteriormente como um texto padrão para o e-mail. Veja a observação na parte inferior caso queira inativar alguma mensagem já cadastrada nessa tela. Clique no botão OK para salvar as alterações. Assim está feito o cadastro do tipo de texto padrão para o e-mail.

7. Temos como ainda cadastrar um usuário padrão para o parecer dado automaticamente através do envio do e-mail, acesse o módulo Configurador Bimer / CRM e clique no botão Opções.

8. Na aba Configurações gerais, sub-aba Geral, preencha o campo Usuário que será utilizado para o parecer de confirmação de e-mail na rotina de envio de e-mail da tela de parecer caso queira um usuário padrão para esse tipo de parecer. Se preferir que seja o usuário logado no sistema, basta deixar o campo em branco. Clique no botão Gravar para salvar as alterações. Assim está feito o cadastro do usuário padrão.

9. Para que o e-mail da pessoa apareça no quadro Destinatário na tela do envio de e-mail no CRM(Veremos mais a frente), é necessário cadastrar o e-mail no módulo Cadastro de Pessoas.

10. Basta acessar o módulo Cadastro de Pessoas e abrir o cadastro da pessoa, no exemplo, categoria Cliente. Então dentro do cadastro do cliente, clique no botão Editar na parte superior.

11. Então no quadro Contatos clique no botão Editar caso queira incluir o e-mail em um contato já cadastrado, ou em Novo caso queira cadastrar um novo contato. Ao abrir a tela do Contato, no quadro Tipos de contatos, dê um duplo clique sobre Email e ele será remanejado para o quadro da esquerda.

12. Deverá incluir o e-mail no campo correspondente e clicar no botão Ok para gravar as alterações. Dessa forma o cadastro está concluído.

Teste Final

O botão E-mail é apresentado na tela de Parecer de qualquer atendimento que já esteja aberto; o botão não aparece ao abrirmos um novo atendimento.

Ao clicarmos no botão, é aberto a tela para descrevermos o e-mail, semelhante à uma tela comum de e-mail aberto no navegador da internet:

1. No quadro Destinatário apontamos para quais endereços enviaremos o e-mail, onde quando marcamos a opção Enviar para o e-mail da pessoa são mostrados a direita os e-mails vinculados ao cadastro da Pessoa, que aparecem como Contatos no CRM. Ao marcar a opção Enviar para e-mails específicos, o campo a direita fica livre para digitarmos um endereço qualquer, que não exista vinculado ao cadastro do cliente.

2. No campo Texto a ser enviado no campo assunto do e-mail é onde informamos o assunto do e-mail.

3. No campo Texto padrão é onde informamos um texto padrão pré-configurado no tipo de atendimento no Configurador Geral.

4. No campo Descrição do e-mail informamos o que deve ser passado ao cliente no corpo do e-mail. Caso tenha sido informado um texto padrão, será lançado também nesse campo a descrição do texto padrão.

5. Ao clicarmos no botão Enviar e-mail, o sistema processa o envio do e-mail e apresenta uma mensagem questionando se deseja utilizar a descrição do e-mail no parecer.

6. Ao clicarmos em Sim, o sistema copia o e-mail e cola diretamente em seu Parecer no qual você está prestando naquele momento neste atendimento. E também grava automaticamente em um parecer separado no atendimento.

7. Ao clicarmos em Não, o sistema não copia o e-mail, apenas volta a tela do Parecer para continuar, e grava-o no atendimento como um Parecer separado somente.