Para compreender melhor as informações operacionais deste manual, é importante conhecer os termos mais usados e os principais conceitos das funcionalidades apresentadas.
Baixa de Titulos a Pagar
A baixa dos pagamentos efetuados registra internamente todas as obrigações quitadas pela empresa. Cada compromisso com fornecedores, governo e funcionários gera uma conta a pagar.
Ao pagar essas obrigações, registre o pagamento para manter o controle. O processo de baixa envolve três passos:
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Localize o título a ser baixado.
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Confira os dados do título.
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Registre a baixa.
Facilite a Baixa de Lotes no Contas a Pagar!
Dar baixa nos seus pagamentos no Contas a Pagar é muito mais fácil do que você imagina!
Quando houver lotes de baixa em aberto, a Central de Notificações te avisará. Ela é ativada sempre que você abrir o módulo ou alterar a empresa selecionada na tela principal. E mais: um atalho rápido te levará diretamente para a tela de baixa, já com os lotes filtrados para sua conveniência.
É só selecionar e liberar — tudo de forma rápida e intuitiva! (blue-star)
Tipos de Baixa
Ao realizar a baixa de títulos, informe o tipo de baixa conforme a conta a movimentar, que pode ser por caixa ou por banco. O tipo de baixa é usado pelo módulo Financeiro para confirmar o tipo de recebimento realizado por um ou mais títulos, que pode ser:
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Pagamento Total (Banco): usado quando há confirmação de recebimento via conta bancária da empresa e o título foi liquidado integralmente.
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Pagamento Total (Caixa): usado quando há confirmação de recebimento via conta caixa da empresa e o título foi liquidado integralmente.
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Pagamento Parcial (Banco): usado quando há confirmação de recebimento via conta bancária da empresa e o título foi liquidado parcialmente.
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Pagamento Parcial (Caixa): usado quando há confirmação de recebimento via conta caixa da empresa e o título foi liquidado parcialmente.
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Baixa sem numerário: usado quando é necessário baixar um título a receber que não será pago, por erro no cadastro ou vínculo a operação que impede exclusão.
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Baixa Parcial sem numerário: usado para baixar parcialmente um título a receber que não será pago integralmente, ou que foi recebido parcialmente por outra forma.
Leitor óptico de código de barras
O código de barras representa graficamente dados alfanuméricos ou numéricos em documentos como boletos bancários. Ele contém informações como código do banco, moeda, dígito verificador, valor, código do cedente, código do documento e data de vencimento. Essas informações são representadas por barras e podem ser lidas por um leitor óptico.
Funcionamento do leitor
O leitor óptico de código de barras decodifica o código emitindo um feixe luminoso vermelho que percorre as barras do documento. A luz é absorvida nas barras escuras e refletida nos espaços claros entre elas.
Para usar o leitor, insira o documento a pagar na fenda do aparelho. O leitor captura as informações em segundos e envia os dados do boleto para o sistema Contas a Pagar.
A máquina de leitura óptica é um produto adquirido separadamente e opcional para uso com o sistema Contas a Pagar. Sem o leitor, os dados são inseridos manualmente pelo usuário conforme o manual Cadastrar Títulos a Pagar.
Auditoria Interna
Auditoria é o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e demonstrações de uma empresa. É o conjunto de procedimentos que examinam a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade.
O sistema Contas a Pagar oferece formas de auditoria essenciais para verificar as movimentações financeiras da empresa, como:
Arquivo Remessa
O Arquivo Remessa envia da empresa para o banco uma remessa de dados com instruções de cobrança interpretadas pelos computadores bancários. Todo arquivo remessa gera um arquivo retorno do banco, confirmando os pagamentos efetuados ou criticando movimentos não realizados.
O Arquivo Remessa é usado na cobrança registrada, onde as informações são enviadas antecipadamente ao banco para serviços como impressão e postagem de boletos, protesto, controle de recebimento, solicitações de baixas, alterações, etc.
Nosso número
É usado para identificar o título no arquivo remessa enviado ao banco. Alguns bancos fornecem uma faixa de números para emissão de boletos ou remessa; outros deixam a critério do cliente. É importante que a empresa cuide desse campo, pois o banco o usa para identificar os títulos. Esse número também aparece nos extratos, permitindo identificar o boleto pago. Portanto, deve ser único para cada boleto, sem duplicidades.
CNAB
O CNAB, Centro Nacional de Automação Bancária, mantém a interface de informações entre clientes e bancos via arquivos digitais. A FEBRABAN define o padrão desses arquivos em formato texto com colunas fixas, mas podem variar conforme o banco.
Os bancos usam o padrão FEBRABAN 400 ou 240 para intercâmbio digital entre sistemas bancário e empresarial. O arquivo CNAB tem texto puro e colunas fixas, com variações previstas no padrão, gerando diferentes layouts para cada banco. Os arquivos são enviados ou recebidos principalmente pelo site do banco.
CNAB 400 e 240
A principal diferença entre CNAB 400 e CNAB 240 é a quantidade de colunas. CNAB 400 tem 400 colunas e CNAB 240, 240 colunas.
Para identificar o tipo, conte as colunas no arquivo .TXT com um editor. CNAB 240 tem menos informações por linha e segmentos para cada título, geralmente chamados segmentos P, Q, etc., com 240 posições cada. CNAB 400 não possui segmentos, pois cada linha tem 400 posições.
Composição do Arquivo Remessa ou Retorno
A composição básica do Arquivo Remessa ou Retorno é:
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Header de arquivo: cabeçalho que traz informações do tipo de remessa, banco e empresa;
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Header de lote: cabeçalhos dos lotes, que são subdivisões do arquivo, separando tipos de cobrança, como DOC, TED, boletos de concessionária, etc.;
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Detail: detalhes para cada Header de lote, onde são inseridos os dados de cada título enviado na remessa;
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Trailer de lote: rodapé do lote, fechando o header de lote;
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Trailer de arquivo: rodapé do arquivo, com informações de tipo de registro e número sequencial da remessa, fechando o header de arquivo.
Tipos de Arquivos Remessa
O Bimer da Alterdata gera dois tipos de Arquivos Remessa:
💸 Remessa de Liquidação
Remessa usada para liquidação (pagamento) de títulos no banco. Pode ser gerada no Contas a Pagar e inclui modalidades como pagamentos com cheque, DOC, TED, crédito em conta, pagamento de tributos, etc.
💸 Remessa de Cobrança
Remessa enviada ao banco para cobrança de clientes via carteira com registro. Gerada pelo Contas a Receber e contém apenas um lote.
Arquivo Retorno
Os arquivos de retorno são lotes de recebimento fornecidos pelos bancos em formato específico para conciliação bancária de boletos com ou sem registro.
Tipos de Arquivos Retorno
O Bimer da Alterdata gera dois tipos de Arquivos Retorno :
💸 Retorno de Liquidação
Retorno enviado pelo banco confirmando o pagamento ou não dos títulos.
💸 Retorno de Cobrança
Retorno enviado pelo banco com os títulos pagos pelos clientes.