Para compreender as informações operacionais deste manual, é importante conhecer os principais termos e conceitos das funcionalidades apresentadas.
Boleto Bancário
Boleto bancário é uma forma segura, prática e econômica de pagamento para comerciantes e consumidores. Um sistema eficiente de emissão de boletos reduz custos e agiliza as cobranças. Para emitir boletos, a empresa deve:
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Ter uma conta bancária para receber os pagamentos;
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Escolher a modalidade de cobrança (carteira) adequada, com ou sem registro;
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Homologar os boletos junto ao banco.
Conta Bancária
Para emitir boletos, a empresa deve ter uma conta corrente habilitada para cobrança bancária. A abertura ou ativação da conta deve ser realizada com o gerente do banco. A empresa deve informar suas necessidades para que ele apresente as carteiras de cobrança, ou seja, os produtos e serviços mais adequados ao seu perfil.
Carteiras
As carteiras de cobrança definem como o boleto gerado no sistema será tratado pelo banco. Existem duas divisões principais:
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Carteiras não registradas;
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Carteiras registradas.
Carteira de Cobrança Não Registrada
Nos modelos de carteira de cobrança não registrada, o banco não mantém registro dos boletos gerados. A empresa emite o boleto para o pagador, mas não comunica ao banco a sua emissão. Nesse caso, o banco toma conhecimento da existência do boleto somente quando ele é pago.
Esse tipo de cobrança é muito utilizado em transações pela internet, pois, caso o cliente não pague o boleto, o pedido simplesmente não é enviado. Além disso, a tarifa bancária costuma ser cobrada somente quando o boleto é pago, evitando custos desnecessários com boletos gerados em transações on-line.
Carteira de Cobrança Registrada
Nesse modelo de carteira, após gerar os boletos bancários, a empresa deve gerar o arquivo remessa. Esses arquivos notificam o banco sobre todos os boletos emitidos. Assim, se o cliente não pagar o boleto, o banco poderá, automaticamente ou por instrução do beneficiário, enviar o nome do pagador para protesto ou cadastrá-lo no SPC. Esse método oferece mais segurança para o recebimento dos títulos, pois permite protestar o cliente e cobrar a dívida por meios legais. Normalmente, há uma tarifa bancária por boleto gerado, independentemente de ele ter sido pago.
Partes do Boleto
De acordo com as regras da FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos), o boleto deve ser dividido em duas partes:
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Recibo do pagador;
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Ficha de compensação.
Recibo do Pagador
É a parte do boleto que permanece com o pagador após a efetivação do pagamento. Dessa forma, o pagador pode comprovar o pagamento do título. O beneficiário pode utilizar o layout que desejar, salvo quando houver um modelo preestabelecido pelo banco, mas o documento deve conter os seguintes campos:
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Nome do beneficiário;
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Agência e código do beneficiário;
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Valor do título;
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Vencimento;
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Nosso número;
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Nome do pagador.
Ficha de Compensação
É a parte do boleto que permanece com o banco após o pagamento, para ser encaminhada à compensação bancária.
Além disso, o boleto bancário também possui os seguintes elementos:
Linha Digitável
A linha digitável é baseada no código de barras, mas não corresponde ao mesmo número. Ela permite o pagamento do boleto pela internet e também é utilizada quando o código de barras está danificado.
Código de Barras
O código de barras é composto por 44 dígitos numéricos que representam, entre outras informações, o valor e a data de vencimento do boleto. A composição e a disposição desses números variam de banco para banco e podem incluir o número da agência, a conta corrente e o código do cliente.
Verificação das Informações
A forma como os dados devem ser inseridos na configuração do Bimer está especificada no manual do banco. Cada campo, posição e regra de preenchimento deve estar de acordo com esse manual. Em caso de dúvida, a empresa deve entrar em contato com o suporte do banco para obter orientações sobre o preenchimento.
Arquivo Remessa
O arquivo remessa envia da empresa para o banco uma remessa de dados com instruções de cobrança, interpretadas pelos sistemas bancários. Cada arquivo remessa gera um arquivo retorno, que confirma os pagamentos efetuados ou sinaliza movimentos não realizados.
O arquivo remessa é utilizado na cobrança registrada, quando as informações são enviadas antecipadamente ao banco para serviços como impressão e postagem de boletos, protesto, controle de recebimentos, solicitações de baixa e alterações.
Nosso Número
O nosso número identifica o título no arquivo remessa enviado ao banco. Alguns bancos fornecem uma faixa de números para a emissão de boletos ou arquivos remessa; outros deixam essa definição a critério do cliente. A empresa deve controlar esse campo, pois o banco o utiliza para identificar os títulos. O número também aparece nos extratos e permite localizar o boleto pago. Portanto, deve ser único para cada boleto e não pode conter duplicidades.
CNAB
O CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) estabelece a interface de informações entre clientes e bancos por meio de arquivos digitais. A FEBRABAN define o padrão desses arquivos em formato de texto com colunas fixas, que podem variar conforme o banco.
Os bancos utilizam os padrões FEBRABAN 400 ou FEBRABAN 240 para o intercâmbio digital entre os sistemas bancário e empresarial. O arquivo CNAB contém texto puro e colunas fixas, com variações previstas no padrão, gerando layouts específicos para cada banco. Os arquivos são enviados ou recebidos principalmente pelo site do banco.
CNAB 400 e 240
A principal diferença entre o CNAB 400 e o CNAB 240 é a quantidade de colunas: o CNAB 400 possui 400 colunas, enquanto o CNAB 240 possui 240.
Para identificar o tipo de arquivo, conte as colunas no arquivo TXT utilizando um editor de texto. O CNAB 240 contém menos informações por linha e utiliza segmentos para cada título, geralmente identificados por letras como P e Q, com 240 posições cada. O CNAB 400 não possui segmentos, pois cada linha contém 400 posições.
Composição do Arquivo Remessa ou Retorno
A composição básica do arquivo remessa ou retorno é:
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Header de arquivo: cabeçalho com informações sobre o tipo de remessa, o banco e a empresa;
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Header de lote: cabeçalho dos lotes, que são subdivisões do arquivo para separar tipos de cobrança, como DOC, TED e boletos de concessionária;
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Detail: detalhes de cada header de lote, nos quais são inseridos os dados de cada título enviado na remessa;
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Trailer de lote: rodapé do lote, que encerra o header de lote;
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Trailer de arquivo: rodapé do arquivo, com informações sobre o tipo de registro e o número sequencial da remessa, encerrando o header de arquivo.
Tipos de Arquivos Remessa
O Bimer, da Alterdata, gera dois tipos de arquivos remessa:
💸 Remessa de Liquidação
Remessa utilizada para a liquidação (pagamento) de títulos no banco. Pode ser gerada no Contas a Pagar e inclui modalidades como pagamento com cheque, DOC, TED, crédito em conta e pagamento de tributos.
💸 Remessa de Cobrança
Remessa enviada ao banco para a cobrança de clientes por meio de carteira registrada. É gerada pelo Contas a Receber e contém apenas um lote.
Arquivo Retorno
Os arquivos de retorno são lotes de recebimento fornecidos pelos bancos em formato específico para a conciliação bancária de boletos com ou sem registro.
Tipos de Arquivos Retorno
O Bimer, da Alterdata, gera dois tipos de arquivos retorno:
💸 Retorno de Liquidação
Retorno enviado pelo banco para confirmar o pagamento ou o não pagamento dos títulos.
💸 Retorno de Cobrança
Retorno enviado pelo banco com os títulos pagos pelos clientes.
Baixa de Títulos a Receber
O módulo de Contas a Receber ajuda a empresa a organizar e acompanhar os valores a receber, mantendo o controle sobre vendas à vista, vendas a prazo e outras receitas. Ao registrar vendas e pagamentos, o sistema gera e baixa títulos automaticamente, vinculando os valores ao caixa ou ao banco. Dessa forma, mantém um histórico financeiro mais confiável e reduz o risco de cobranças indevidas ou falhas no controle dos recebimentos.
Tipos de Baixa
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Baixa Aglutinada no Contas a Receber
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Baixa Automática no Contas a Receber
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Baixa Diretamente no Título
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Baixa Manual no Contas a Receber
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Baixa no Vencimento no Contas a Receber
Ao realizar a baixa de títulos, é necessário informar um tipo de baixa de acordo com a conta movimentada, que pode ser caixa ou banco. O tipo de baixa é utilizado pelo módulo Financeiro para confirmar o tipo de recebimento realizado por meio de um ou mais títulos. As opções são:
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Pagamento Total (Banco): utilizado quando há confirmação de recebimento por meio de uma conta bancária da empresa e o título foi liquidado integralmente.
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Pagamento Total (Caixa): utilizado quando há confirmação de recebimento por meio do caixa da empresa e o título foi liquidado integralmente.
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Pagamento Parcial (Banco): utilizado quando há confirmação de recebimento por meio de uma conta bancária da empresa e o título foi liquidado parcialmente.
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Pagamento Parcial (Caixa): utilizado quando há confirmação de recebimento por meio do caixa da empresa e o título foi liquidado parcialmente.
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Baixa sem numerário: utilizada quando é necessário baixar um título cujo valor não será recebido ou pago, seja por erro de cadastro ou por estar vinculado a uma operação que não permite sua exclusão.
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Baixa parcial sem numerário: utilizada quando é necessário baixar parcialmente um título cujo valor não será recebido ou pago integralmente, inclusive quando parte dele já tiver sido recebida de outra forma.
Termo de Quitação de Débito
Com o aplicativo Contas a Receber, é possível enviar por e-mail o Termo de Quitação de Débitos aos clientes, por empresa, que não tenham títulos em aberto com vencimento até 31 de dezembro do ano anterior. Essa declaração permite substituir vários comprovantes por um único documento que comprove a adimplência do consumidor e facilite sua defesa contra cobranças indevidas.
O envio do Termo de Quitação de Débitos é uma rotina obrigatória, prevista em lei, que exige que pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados emitam e enviem ao consumidor a declaração anual de quitação de débitos.
⛔ Clientes não recebem o e-mail do termo de quitação nas seguintes situações:
Não possuem títulos baixados com numerário, com vencimento de janeiro a dezembro do ano anterior;
Possuem títulos em aberto com vencimento de janeiro a dezembro do ano anterior;
Possuem cheques com vencimento de janeiro a dezembro do ano anterior aguardando conciliação;
Não possuem e-mail cadastrado;
Possuem características configuradas para não receber e-mail no Configurador Bimer, em Financeiro / Opções / Termo de Quitação de Débito.
Carta de Cobrança
A carta de cobrança notifica a empresa ou a pessoa sobre débitos pendentes e concede prazo para regularização, sob pena de adoção das medidas cabíveis para o recebimento.
Auditoria Interna
Auditorias consistem no levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, dos procedimentos, das operações, das rotinas e das demonstrações de uma empresa. São realizadas para examinar a integridade, a adequação e a eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade.
O sistema Contas a Receber oferece recursos essenciais para auditar as movimentações financeiras da empresa:
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Auditar Repasses da Renegociação
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Auditar Sistemas no Contas a Receber
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Auditar Títulos no Contas a Receber