Para entender as informações operacionais deste manual, é importante conhecer os termos e conceitos principais das funcionalidades apresentadas. São elas:
Boleto Bancário
Boleto Bancário é uma forma segura, prática e econômica de pagamento para comerciantes e consumidores. Um sistema eficiente de emissão de boletos reduz custos e agiliza cobranças. Para emitir boletos, a empresa deve:
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Ter conta bancária para receber pagamentos;
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Escolher a modalidade de cobrança (carteira) adequada, com ou sem registro;
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Homologar os boletos junto ao banco.
Conta Bancária
Para emitir boletos, a empresa deve ter uma conta corrente habilitada para cobrança bancária. A abertura ou ativação da conta ocorre com o gerente do banco. A empresa deve informar suas necessidades ao gerente para que ele apresente as carteiras de cobrança, ou seja, os produtos e serviços de cobrança do banco adequados ao seu perfil.
Carteiras
As carteiras de cobrança definem como o boleto gerado no sistema será tratado pelo banco. Existem duas divisões principais:
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Carteiras Não Registradas;
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Carteiras Registradas.
Carteira de Cobrança Não Registrada
Nos modelos de Carteira de Cobrança não Registrada, não há registro no banco sobre os boletos gerados, ou seja, você simplesmente faz a emissão do boleto bancário para o pagador e não notifica o banco sobre o boleto gerado. Nesse caso, o banco somente terá ciência da existência do boleto no momento em que o mesmo for pago.
Esse tipo de cobrança é muito utilizado em transações pela internet, pois caso o cliente não pague o boleto, o pedido simplesmente não é enviado. Além disso, a cobrança de taxa bancária da carteira de cobrança não registrada é feita por boleto PAGO, visto que somente nesse momento é que o banco toma conhecimento da existência do boleto. Isso evita que sejam cobradas taxas desnecessárias dos boletos gerados nas transações feitas pela internet.
Carteira de Cobrança Registrada
Nesse modelo de carteira, após gerar os boletos bancários, você deve gerar o arquivo remessa. Esses arquivos servem para notificar o banco sobre todos os boletos gerados. Assim, se o cliente não paga o boleto, o banco pode automaticamente ou por instrução do beneficiário mandar o nome do cliente (pagador) para protesto ou até mesmo cadastrá-lo no SPC. Esse método garante mais segurança no que diz respeito ao recebimento dos títulos, pois é um meio legal de protestar o cliente e cobrar a dívida. Neste caso, normalmente existe uma taxa bancária por boleto GERADO, independente do mesmo ter sido pago.
Partes do Boleto
De acordo com as regras da FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos de CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária)), o boleto deve ser dividido em duas partes:
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Recibo do Pagador;
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Ficha de Compensação.
Recibo do Pagador
É a parte do boleto que ficará em poder do pagador depois de efetivado o pagamento. Desta forma o pagador poderá comprovar o pagamento do título de cobrança. O beneficiário poderá utilizar o layout que desejar, salvo quando for preestabelecido pelo banco, porém não pode deixar de ter os campos:
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Nome do Beneficiário;
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Agência e Código do Beneficiário;
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Valor do Título;
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Vencimento;
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Nosso Número;
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Nome do Pagador.
Ficha de Compensação
É a parte do boleto que fica em poder do banco quando o boleto é pago para que seja encaminhada para a compensação bancária.
Além disso, o boleto bancário também possui:
Linha Digitável
A linha digitável é baseada no valor do código de barras, mas não é o mesmo número. Ela serve para o pagamento do boleto via internet e também é utilizada quando o código de barras está danificado.
Código de Barras
O código de barras é composto por 44 dígitos numéricos que representam o valor, data de vencimento, entre outras informações do boleto. A composição e disposição desses números variam de banco pra banco, podendo conter o número da agência, conta corrente, código do cliente, e etc.
Verificação das Informações
A forma com que os dados devem ser inseridos na configuração no Bimer está especificada no manual do banco. Cada campo, posição e forma de preenchimento tem que estar obrigatoriamente de acordo com o manual do banco. Se houver dúvida no preenchimento de alguma informação, será necessário que a empresa entre em contato com o suporte do banco a fim de obter mais informações para o preenchimento.
Arquivo Remessa
O Arquivo Remessa envia da empresa para o banco uma remessa de dados com instruções de cobrança interpretadas pelos computadores bancários. Todo arquivo remessa gera um arquivo retorno do banco, confirmando os pagamentos efetuados ou criticando movimentos não realizados.
O Arquivo Remessa é usado na cobrança registrada, onde as informações são enviadas antecipadamente ao banco para serviços como impressão e postagem de boletos, protesto, controle de recebimento, solicitações de baixas, alterações, etc.
Nosso número
É usado para identificar o título no arquivo remessa enviado ao banco. Alguns bancos fornecem uma faixa de números para emissão de boletos ou remessa; outros deixam a critério do cliente. É importante que a empresa cuide desse campo, pois o banco o usa para identificar os títulos. Esse número também aparece nos extratos, permitindo identificar o boleto pago. Portanto, deve ser único para cada boleto, sem duplicidades.
CNAB
O CNAB, Centro Nacional de Automação Bancária, mantém a interface de informações entre clientes e bancos via arquivos digitais. A FEBRABAN define o padrão desses arquivos em formato texto com colunas fixas, mas podem variar conforme o banco.
Os bancos usam o padrão FEBRABAN 400 ou 240 para intercâmbio digital entre sistemas bancário e empresarial. O arquivo CNAB tem texto puro e colunas fixas, com variações previstas no padrão, gerando diferentes layouts para cada banco. Os arquivos são enviados ou recebidos principalmente pelo site do banco.
CNAB 400 e 240
A principal diferença entre CNAB 400 e CNAB 240 é a quantidade de colunas. CNAB 400 tem 400 colunas e CNAB 240, 240 colunas.
Para identificar o tipo, conte as colunas no arquivo .TXT com um editor. CNAB 240 tem menos informações por linha e segmentos para cada título, geralmente chamados segmentos P, Q, etc., com 240 posições cada. CNAB 400 não possui segmentos, pois cada linha tem 400 posições.
Composição do Arquivo Remessa ou Retorno
A composição básica do Arquivo Remessa ou Retorno é:
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Header de arquivo: cabeçalho que traz informações do tipo de remessa, banco e empresa;
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Header de lote: cabeçalhos dos lotes, que são subdivisões do arquivo, separando tipos de cobrança, como DOC, TED, boletos de concessionária, etc.;
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Detail: detalhes para cada Header de lote, onde são inseridos os dados de cada título enviado na remessa;
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Trailer de lote: rodapé do lote, fechando o header de lote;
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Trailer de arquivo: rodapé do arquivo, com informações de tipo de registro e número sequencial da remessa, fechando o header de arquivo.
Tipos de Arquivos Remessa
O Bimer da Alterdata gera dois tipos de Arquivos Remessa:
💸 Remessa de Liquidação
Remessa usada para liquidação (pagamento) de títulos no banco. Pode ser gerada no Contas a Pagar e inclui modalidades como pagamentos com cheque, DOC, TED, crédito em conta, pagamento de tributos, etc.
💸 Remessa de Cobrança
Remessa enviada ao banco para cobrança de clientes via carteira com registro. Gerada pelo Contas a Receber e contém apenas um lote.
Arquivo Retorno
Os arquivos de retorno são lotes de recebimento fornecidos pelos bancos em formato específico para conciliação bancária de boletos com ou sem registro.
Tipos de Arquivos Retorno
O Bimer da Alterdata gera dois tipos de Arquivos Retorno :
💸 Retorno de Liquidação
Retorno enviado pelo banco confirmando o pagamento ou não dos títulos.
💸 Retorno de Cobrança
Retorno enviado pelo banco com os títulos pagos pelos clientes.
Baixa de Títulos a Receber
O módulo de Contas a Receber ajuda a empresa a organizar e acompanhar os valores a receber, mantendo controle sobre vendas à vista, vendas a prazo e outras receitas. Ao registrar vendas e pagamentos, o sistema gera e baixa títulos automaticamente, vinculando os valores ao caixa ou banco e garantindo um histórico financeiro mais confiável, com menos riscos de cobranças indevidas ou falhas no controle de recebimentos.
Tipos de Baixa
Ao realizar a baixa de títulos é necessário informar um tipo de baixa de acordo com a conta a ser movimentada que pode ser por caixa ou por banco. O tipo de baixa é utilizado pelo módulo Financeiro para confirmar o tipo de recebimento que está sendo realizado através de um ou mais títulos que pode ser:
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Pagamento Total (Banco): utilizado quando há confirmação de um recebimento através de uma conta bancária da empresa e o título tenha sido liquidado integralmente.
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Pagamento Total (Caixa): utilizado quando há confirmação de um recebimento através da conta caixa da empresa e o título tenha sido liquidado integralmente.
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Pagamento Parcial (Banco): utilizado quando há confirmação de um recebimento através de uma conta bancária da empresa e o título tenha sido liquidado parcialmente.
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Pagamento Parcial (Caixa): utilizado quando há confirmação de um recebimento através da conta caixa da empresa e o título tenha sido liquidado parcialmente.
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Baixa sem numerário: utilizado quando for necessário baixar um título a receber do qual tenha certeza de que o valor do mesmo não será recebido ou pago por algum motivo, ou porque o título tenha sido cadastrado erroneamente, ou até mesmo que esteja vinculado a uma operação que não o permita ser excluído.
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Baixa Parcial sem numerário: utilizado quando for necessário baixar parcialmente um título a receber do qual tenha certeza de que o valor do mesmo não será recebido ou pago integralmente por algum motivo, ou porque o título tenha sido recebido anteriormente por parte do mesmo de alguma outra forma.
Termo de Quitação de Débito
Com o aplicativo Contas a receber é possível enviar e-mail de Termo de Quitação de Débitos para clientes (por empresa) sem títulos em aberto com vencimento até 31 de dezembro do ano anterior. Essa declaração permite que o consumidor substitua vários comprovantes por um único documento que comprove sua adimplência e facilite sua defesa contra cobranças indevidas.
O envio do Termo de Quitação Débito é uma rotina obrigatória, sancionada por lei, que exige que pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados emitam e enviem ao consumidor a declaração anual de quitação de débitos.
⛔ Clientes não recebem e-mail de termo de quitação nas seguintes situações:
Não possui títulos baixados com numerário, com vencimento de janeiro a dezembro do ano anterior;
Possui títulos em aberto com vencimento de janeiro a dezembro do ano anterior;
Possui cheques com vencimento de janeiro a dezembro do ano anterior aguardando conciliação;
Não possui e-mail cadastrado;
Possui característica(s) configurada(s) para não receber e-mail no Configurador Bimer em Financeiro / Opções / Termo de Quitação de Débito.
Carta de Cobrança
A Carta de Cobrança notifica a empresa ou pessoa com débitos pendentes, concedendo prazo para regularizar a situação sob pena de medidas cabíveis para recebimento.
Auditoria Interna
Auditorias são o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e demonstrações de uma empresa. Consistem em procedimentos para examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade.
O sistema Contas a Receber oferece formas essenciais para auditar as movimentações financeiras da empresa. São elas: