Ordem de Serviço no CRM - CRM Admin.

A seção Ordem de serviço localizada nas opções da pessoa no CRM (Administrador de Relacionamentos, está preparada para administrar todas as etapas dos serviços que estiverem sendo prestados pela empresa.

É utilizada quando, por exemplo, uma máquina de lavar é vendida e uma ordem de serviço é emitida automaticamente para o produto poder ser instalado na casa do cliente. Todavia, o sistema também possibilita a inclusão manual de uma Ordem de serviço (OS). Ou seja, é utilizada quando uma ordem de serviço não foi gerada em consequência de uma venda no Bimer. Ambas situações devem ser definidas no momento da criação da ordem de serviço, na aba Dados do serviço, conforme instruções abaixo. 

Criar Atendimento

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Atendimento.

3. Preencha os campos:

   Page lookup error: page "Criar Atendimento - CRM Admin" not found.

   If you're experiencing issues please see our Troubleshooting Guide.

   
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4. (Opcional) Clique em Anexos para carregar um arquivo a ser enviado junto ao atendimento.

   O limite desse arquivo (que pode chegar até 10MB), bem como a exibição dessa opção dependem da configuração Permite anexar arquivo, presente no cadastro do Tipo de atendimento selecionado.

   
   

5.  (Opcional) Clique em A concluir para o seu parecer ser gravado de forma temporária. Assim você pode fazer outras coisas no CRM e quando quiser voltar a digitar o parecer de onde parou, basta clicar em Pareceres pendentes.

6. Clique em Ok. 

   Neste momento o sistema irá confirmar as informações inseridas e, dependendo da forma que esteja configurado o Workflow (ou Fluxo de Trabalho)*, será questionado qual será o próximo Centro de responsabilidade (CR) atual ou gerará uma nova decisão.

   *WorkFlow representa o caminho que um tipo de atendimento deve seguir conforme a sua situação atual, por exemplo, um atendimento de venda seguirá o percurso onde serão questionados os contatos obtidos com o cliente, se esses contatos foram bem-sucedidos e se a venda foi realizada ou não.

   (light-on) Saiba mais sobre como cadastrar um Workflow.

   
   

Gerar Montagem de Equipamento

A rotina de montagem de equipamento na seção Ordem de Serviço do CRM pode ocorrer de três maneiras:

Gerar Montagem a Partir de Pedido de Venda ou Nota Fiscal

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Montagem/ opção Gerar montagem .

3. Marque a origem da solicitação:

   Pedido

   ou

   Documento

   (NF-e).

4. (Opcional) Informe a data inicial e final da emissão do pedido ou documento.

5. Clique em Atualizar.

6. Marque os pedidos ou documentos.

7. Clique em Gerar montagem.

8. Confirme a geração de montagens para os itens selecionados. 

   Ao gerar a montagem, será criado um atendimento referente ao serviço dessa montagem. Ao executar o serviço de montagem, insira um Ordem de Serviço no CRM - CRM Admin. | parecer no atendimento até que este atendimento seja encerrado, indicando assim a finalização do serviço.

   
   

Gerar Montagem Manual

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Montagem/ opção Nova montagem .

3. Informe a Empresa que executará a montagem.

4. Cadastre os dados da montagem, incluindo os campos:

   Geral

   Aqui você informa as principais informações da montagem, bem como define os montadores que irão executar o serviço.

   Campo	Descrição
   Endereços	No endereço principal e endereço onde será efetuada a montagem serão exibidos os endereços do cadastro da pessoa selecionada para a qual deve ser realizada montagem, permitindo que escolha outro local para o procedimento, caso exista.
   Data do atendimento	Os campos de data e hora do atendimento são preenchidos automaticamente pelo sistema no momento da criação de  nova montagem.
   Data prevista	Os campos de data e hora prevista se referem a uma previsão do dia e hora em que a montagem será executada.
   Data efetiva	Os campos de data e hora efetiva se referem ao dia e hora em que a montagem foi de fato executada.
   Data limite	Prazo máximo para execução da montagem.
   Tipo de atendimento	Define o tipo de atendimento que será aberto para execução da montagem.
   Descrição do serviço	Aqui você registra o que deverá ser realizado no serviço de montagem a ser executada.
   Montadores	A inclusão dos montadores será habilitado após informar os Produtos da montagem na aba Itens. Desta forma, ao selecionar um montador é possível marcar os produtos que serão montados pelo mesmo, bem como informar se o montador em questão será ou não o montador principal do serviço.

   
   

   
   

   Itens

   Nesta aba você seleciona os itens a serem montados, o valor de cada montagem, os montadores responsáveis pelo serviço e, caso haja, o valor de comissão que será repassado para cada montador em questão.

   
   

5. Clique em Ok.

   Agora será criado um atendimento referente ao serviço dessa montagem. Ao executar o serviço de montagem, insira um Ordem de Serviço no CRM - CRM Admin. | parecer no atendimento até que este atendimento seja encerrado, indicando assim a finalização do serviço.

   
   

Criar Ordem de Serviço

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Nova OS (Ordem de Serviço).

3. Cadastre a OS, incluindo os campos:

   Campo	Descrição
   Empresa da venda	A empresa que está vendendo o serviço a ser executado.
   Unidade de negócio	Page lookup error: page ".Gerar Pré-pedido v9.00.04.00" not found. If you're experiencing issues please see our Troubleshooting Guide.
   Consulta autorização gerencial	Caso trabalhe com a rotina de autorização gerencial, após gravar uma ordem de serviço com desconto acima do permitido para o seu usuário, aqui serão exibidos os  Usuários habilitados para autorização.
   Nr. controle	(Opcional) Possibilita inserir uma informação alfanumérica para controle interno do serviço. Essa informação é diferente do número da OS (Nr. OS) que é atribuído automaticamente pelo sistema ao concluir o cadastro.

4. Nas abas seguintes, informe os dados da OS incluindo os campos:

   Dados do serviço

   Aqui você informa as principais informações do serviço e define se a OS deve ser gerada com ou sem vínculo com um pedido de venda.

   OS sem vínculo com pedido de venda:

   1. Clique no ícone , em Equipamentos.

   2. Selecione o equipamento (Ex: veículo) e, caso haja, o identificador (Ex: placa de um veículo) desse equipamento.
   3. Clique em Adicionar produto para vincular os produtos que serão consumidos ao serviço do equipamento.

   O vínculo com os produtos que serão consumidos pode ser realizado separadamente neste campo ou já estar vinculado ao serviço a ser prestado, informado na aba Produtos .

   4. (Opcional) Clique no ícone para consultar o detalhamento do número de série utilizado no identificador do equipamento.

   Este recurso é usado quando o sistema está configurado para trabalhar com garantia na Ordem de serviço. Ao cadastrar um novo equipamento com o produto configurado e selecionar o identificador do equipamento (que deve ser um número de série do produto utilizado em seu cadastro), o botão de detalhamento de número de série fica habilitado para uso.

   Configurações necessárias

   1 - Marque a configuração Trabalhar com garantia no Configurador Bimer, em Geral/ Opções/ Diversos .
   2 - Cadastre um tipo de detalhamento no Configurador Bimer, em Estoque/ Outros cadastros/ Tipo de detalhamento de série.
   3 - Cadastre um produto que controle a série e informe o Tipo de detalhamento de série na aba Lote/série/ Tipos de detalhamento de série.

   
   

   
   5. Clique em Ok.
   6. Cadastre as demais informações, incluindo os campos:

   Campo	Descrição
   Data/hora atendimento	Dados preenchidos automaticamente pelo sistema no momento da criação de nova ordem de serviço.
   Data/hora prevista	Estes campos se referem a uma previsão do dia e hora em que o serviço será executado.
   Data/hora efetiva	Dia e hora em que o serviço foi de fato executado.
   Data limite	Prazo máximo para execução do serviço.
   Tipo de atendimento	Define o tipo de atendimento que será aberto para execução do serviço.
   Descrição do serviço	Aqui você registra qual e o que deve ser feito no serviço a ser executado.

   
   

   
   

   OS vinculado a um pedido de venda:

   1. Clique em para visualizar os pedidos em aberto para pessoa selecionada.

   Esse recurso estará disponível somente quando informada uma pessoa com pedidos de venda em aberto no seu nome, tornando possível selecionar um ou mais produtos de pedidos que tenha gerado um documento no Faturamento, importando este item para o campo Equipamento , gerando assim uma OS vinculada ao pedido em questão. Ao selecionar um pedido de venda que tenha gerado um documento no Faturamento e importar esse item para a OS, o campo Nr. doc. venda será preenchido automaticamente com o número do documento gerado pelo pedido de venda.

   2. Clique no pedido para expandir os itens (equipamento).
   3. Selecione o item.
   4. Clique em Selecionar.
   3. Cadastre as demais informações, incluindo os campos:

   Campo	Descrição
   Data/hora atendimento	Essas dados são preenchidos automaticamente pelo sistema no momento da criação de nova ordem de serviço.
   Data/hora prevista	Estes campos se referem a uma previsão do dia e hora em que o serviço será executado.
   Data/hora efetiva	Dia e hora em que o serviço foi de fato executado.
   Data limite	Prazo máximo para execução do serviço.
   Tipo de atendimento	Define o tipo de atendimento que a ser aberto para execução do serviço.
   Descrição do serviço	Aqui você registra o que deve ser feito no serviço a ser executado.

   
   

   
   

   Dica!

   Altere o endereço de cobrança e de entrega caso o cliente informe um endereço diferente do que aparecer nesses campos, ou seja, diferente do que está cadastrado no sistema Pessoa.

   
   

   
   

   Informações complementares

   Esta aba é habilitada a opção Trabalhar com informação complementar por ordem de serviço, localizada no Configurador Bimer, em Faturamento / Opções / Ordem de serviço / Complementar estiver marcada, contendo os campos personalizados da informação complementar configurada. Se estiver desmarcada, toda ordem de serviço é criada sem informação complementar, todavia, é possível trabalhar com elas diretamente pelo equipamento da OS.

   Para as ordens de serviços criadas anteriormente e que não possuem informação complementar, ao marcar a configuração Trabalhar com informação complementar por ordem de serviço é possível copiá-la do primeiro equipamento vinculado na respectiva ordem de serviço.

   
   

   
   

   Informações adicionais

   Aqui serão exibidos os endereços do cadastro da pessoa selecionada para a qual deve ser realizado o serviço. Através desta aba, você também deve informar as operações para geração dos documentos criados a partir do faturamento da ordem de serviço.

   
   

   Produtos

   Esta aba permite informar um (ou mais) serviço composto, que é um produto cadastrado com o tipo de serviço e que possui composição. Ao informar um serviço composto, o sistema preenche automaticamente os produtos consumidos e os insumos que compõem o serviço informado. Esses itens consumidos são os mesmos configurados no Cadastro de Produtos (EstProduto), no Cadastro ou edição do produto/ aba Produtos relacionados/ Composição.

   Caso não informe um serviço composto, você também pode inserir os produtos e/ou serviços consumidos manualmente, um a um, através dos botões Produto e/ou Serviço no quadro Produtos consumidos, assim como seus Insumos.

   
   

   Totais / Prazo

   Esta aba possibilita informar eventuais acréscimos e/ou descontos ao serviço e registrar o recebimento do sinal (caso seja cobrado um sinal para execução da ordem de serviço), além de informar um prazo para pagamento e, ainda, caso o cliente possua carta de crédito, selecioná-la para utilização do pagamento total ou parcial da OS.
   

   No Bimer, uma carta de crédito corresponde a um vale originado por uma devolução ou troca de produto onde o valor total ou parcial foi pago, resultando em crédito para o cliente. Desta forma, é gerado um título a pagar da empresa para o cliente. Esse botão é habilitado somente se a pessoa informada possuir carta de crédito que possibilite selecionar e creditar o valor do serviço.

   
   

   
   

5. (Opcional) Informe o Centro de custo fazendo com que a distribuição do valor pelos centros de custos totalize em 100% do valor total do serviço.

   O Centro de Custo tem por objetivo determinar todas as atividades de uma empresa. É como fragmentá-la em vários setores que podem gerar receitas e despesas de forma independente. Isso permite medir o desempenho de um Centro de Custo por si só e tomar decisões melhores quanto aos gastos, produtos e serviços oferecidos. Por isso, é possível informar Centros de Custos pré-configurados no aplicativo Cobertura Contábil, em Cadastros e Configurações / Centro de Custo.

   
   

6. (Opcional) Clique em Gravar a OS. 

   Ao clicar em Gravar, a OS é salva e a tela de inclusão é fechada. Para saber como faturá-la posteriormente, clique aqui.

   
   

7. Clique em Faturar .

8. Clique sobre a opção desejada para faturar a OS:

   • PDV: o sistema habilita a opção de faturar a OS pelo PDV Alterdata. Lembrando que somente alguns municípios permitem o faturamento de um serviço através do PDV.
     

   • Faturamento (emissão de notas): será gerado o documento no módulo faturamento para emissão da Nota Fiscal. 
     

     Importante:

     As opções de faturamento estão condicionadas diretamente à  configuração   Habilita o faturamento das ordens de serviço, localizada no Configurador Bimer, em Faturamento/ Opções/ Ordem de serviço/ Faturamento.

     
     

9. Confirme o faturamento.

Editar Ordem de Serviço

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço.

3. Clique sobre a OS para selecioná-la.

4. Clique no menu  Editar.

5. Realize as alterações necessárias.

6. Clique em  Gravar.

Inserir Parecer na Ordem de Serviço

O Parecer na OS tem como finalidade registrar as informações pertinentes a cada etapa do serviço ou montagem.

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço.

3. Clique no menu Visualização por atendimento.

4. Clique sobre a OS para selecioná-la.

5. Clique no menu Parecer.

6. Registre a informação referente ao serviço

7. (Opcional) Além das opções já informadas no momento da criação da ordem de serviço, utilize as funcionalidades da tela de inclusão de parecer, conforme a sua necessidade:
   

   Campo	Descrição
   E-mail	É utilizado no acesso rápido para envio de e-mails, sem precisar sair da aplicação. Ao confirmar o envio, o sistema copia o e-mail e cola diretamente em seu Parecer e também grava automaticamente em um parecer separado no atendimento. Além disso, o envio através da tela de parecer, permite que você utilize um Texto padrão para envio que será exibido de acordo com o Tipo de atendimento selecionado no Configurador Bimer/ Geral/ Atendimento/agendamento/ Tipos de atendimento/ Envio de e-mail.
   Histórico	Possibilita consultar tudo o que já foi tratado anteriormente no atendimento selecionado, inclusive os registros de atendimentos e/ou e-mails gerados automaticamente, caso haja.
   Envio para cliente	Esta funcionalidade permite enviar documentos, como modelos de Folders, cartas pós-vendas, informativos e aviso de reajuste de cobrança para as pessoas selecionadas.  Configuração necessária: Os HTML's dos folders, cartas pós-vendas, informativos, aviso de reajuste de cobrança, entre outros modelos, são cadastrados no Configurador Bimer, em Geral / Outros Cadastros / Modelos de envio para cliente. Estes modelos também deverão estar vinculados ao cadastro de perfil do usuário ou ao perfil individual do usuário no sistema  Cadastro de Usuário  em  Usuários/   Perfis de acesso do usuário/ Sistemas: Acessos gerais / Acessos: Envio em massa para o cliente/ Modelos de envio para cliente .
   Anexos	Possibilita carregar um arquivo a ser enviado junto ao atendimento. O limite desse arquivo (que pode chegar até 10MB), bem como a exibição dessa opção dependem da configuração Permite anexar arquivo, presente no cadastro do Tipo de atendimento selecionado.
   A concluir	Ao clicar em A concluir, o seu parecer será gravado de forma temporária. Assim, você pode fazer outras coisas no CRM e quando quiser voltar a digitar o parecer de onde parou, basta clicar em Pareceres pendentes.

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8. Clique em Ok. 

   Neste momento o sistema irá confirmar as informações inseridas e, dependendo da forma que esteja configurado o Workflow (ou Fluxo de Trabalho)*, será questionado qual será o próximo Centro de responsabilidade (CR) atual ou gerará uma nova decisão.

   *WorkFlow representa o caminho que um tipo de atendimento deve seguir conforme a sua situação atual, por exemplo, um atendimento de venda seguirá o percurso onde serão questionados os contatos obtidos com o cliente, se esses contatos foram bem-sucedidos e se a venda foi realizada ou não.

   (light-on) Saiba mais sobre como cadastrar um Workflow.

   
   

Visualizar Histórico da Ordem de Serviço

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço.

3. Clique no menu Visualização por atendimento.

4. Clique sobre a OS para selecioná-la.

5. Clique no menu  Histórico.

Realizar Múltiplas Operações (Seleção de Ordem de Serviço)

Através do recurso Seleção de OS, o sistema permite realizar múltiplas operações em uma  seleção de ordens de serviços e/ou montagens através de uma única ação.

Imprimir Ordens de Serviços e/ou Fichas de Montagens

Esta rotina permite imprimir uma seleção de ordens de serviços e/ou montagens de acordo com o layout selecionado.

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Seleção de OS.

3. Arraste os documentos para dentro do quadro de seleção.

4. Clique em Imprimir fichas de montagem .

5. (Opcional) Clique em Novo Layout , caso o modelo não venha pré-selecionado ou queira um novo modelo.

6. Clique em Imprimir.

Alterar a Data Efetiva

Esta rotina permite alterar em uma seleção de ordens de serviços e/ou montagens, a data efetiva dos documentos. Esta data refere-se ao dia em que o serviço foi de fato executado.

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Seleção de OS.

3. Arraste os documentos para dentro do quadro de seleção.

4. Clique em Alterar a data efetiva  .

5. Informe a data efetiva a ser alterada em todos os documentos.

6. Clique em Ok.

7. Clique em Efetuar Parecer   .

   1. Descreva um parecer a ser registrado nos atendimentos dos documentos referente à ação realizada.

   2. Selecione o próximo centro de responsabilidade dos atendimentos.

   3. Clique em Aplicar.

8. Clique em Aplicar as alterações .

9. Confirme a alteração.

Efetuar Parecer

Esta rotina permite registar o andamento do serviço em uma seleção de ordens de serviços e/ou montagens, mediante um único parecer a ser replicado em todos os atendimentos.

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Seleção de OS.

3. Arraste os documentos para dentro do quadro de seleção.

4. Clique em

   Efetuar Parecer

    

   

   .

   1. Descreva um parecer a ser registrado nos atendimentos dos documentos referente à ação realizada.

   2. Selecione o próximo centro de responsabilidade dos atendimentos.

   3. Clique em Aplicar.

5. Clique em Aplicar as alterações .

6. Confirme a alteração.

Retirar Usuário de Próximo Contato

Esta rotina permite retirar usuário de próximo contato dos  atendimentos em aberto fazendo com que eles fiquem sem delegação.

1. Informe o Código da Pessoa ou clique em Localizar , no CRM - Administrador de relacionamentos.

2. Clique na seção Ordem de serviço/ menu Seleção de OS.

3. Arraste os documentos para dentro do quadro de seleção.

4. Clique em Retirar o Usuário do próximo contato

   

   .

5. Confirme a remoção do usuário do próximo contato dos atendimentos selecionados.

6. Clique em Ok.

7. Clique em Efetuar Parecer   .

8. 1. Descreva um parecer a ser registrado nos atendimentos dos documentos referente à ação realizada.

   2. Selecione o próximo centro de responsabilidade dos atendimentos.

   3. Clique em Aplicar.

9. Clique em Aplicar as alterações .

10. Confirme a alteração.