O grupo de envios foi criado para evitar o envio de muitos emails de notificações.
Onde acesso o grupo de envios:
Configurações> Grupo de envios
Como utilizar o grupo de envios?
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Acessar configurações, opção: Grupo de envios
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Novo Grupo de envio
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Adicionar Título, Empresas ( pode selecionar uma ou mais), Tipos de documentos, Categoria do documento, Departamento e Descrição
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Após, clique em salvar
Dois grupos não podem ter o mesmo título. Os campos com ‘*’ são de preenchimento obrigatório. São eles: Título, Empresas, Tipos de documentos, Categoria do Documento. Os campos Departamento e Descrição são opcionais.
Editar Grupo de envio:
Temos a opção de editar um grupo de envios, porém só é possível editar alguns campos caso o grupo não esteja aberto. O grupo está aberto quando há algum pré-documento referente àquele grupo em Documentos gerais. Caso tenha, ao clicar em editar, teremos uma mensagem de aviso e alguns campos bloqueados:
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Quem pode cadastrar e editar um grupo de envios?
Somente usuários do tipo Administrador e Operador
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Quais usuários podem ver o documento a concluir em documento gerais?
Administradores e operadores.
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Quem pode ver o documento fechado?
Todos os usuários com permissão da empresa e a categoria que o documento foi criado.
Os documentos somente ficarão disponíveis para o cliente quando grupo for fechado, assim também só será enviada a notificação de novo documento quando o grupo fechar, ou seja, quando todos os documentos configurados no grupo tiverem sido integrados.
Após fazer o cadastro do grupo, seguimos para os envios dos documentos que configuramos no grupo de envios. Enquanto enviamos os documentos que compõem o grupo, enquanto não forem enviados todos, o grupo ficará disponível no módulo de documentos gerais, aba "A concluir", e será possível ir acompanhando os documentos que faltam para fechar o grupo. Documentos enviados ficarão com status concluído e documentos que ainda não foram enviados ficarão com status pendente.
Após concluir o envio do grupo que estiver aberto em documentos gerais será possível editar esse grupo. OBS: Quando os dados forem editados passarão a ser usados a partir do próximo envio de documentos do grupo, conforme mensagem de aviso. A opção de excluir funciona da mesma maneira."
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Os documentos somente ficarão disponíveis para o cliente quando o grupo for fechado; assim também só será enviada a notificação de novo documento quando o grupo fechar, ou seja, quando todos os documentos configurados no grupo tiverem sido integrados.
Após fazer todos os envios dos documentos que compõem o grupo, ele irá fechar e será criado um documento com todos os anexos que foram integrados. O documento irá sair da aba "A concluir" e ficará na aba "Todos", e para usuário operador em "Enviados" e para usuário cliente em "Recebidos". O grupo não terá vencimento nem valor; será demonstrada a data de cadastro como o dia em que o grupo ficou completo e foi enviada a notificação.
Os documentos que fizerem parte de grupos que tiverem valor e data de vencimento terão a notificação dentro do grupo de envios quando ele fechar. Esses documentos NÃO terão notificação de vencimento por estarem aglutinados a outros dentro do grupo.
O Grupo de Envios só reconhece modelos importados por meio do UpDocs ou pelos Sistemas Alterdata.