Envio automático de boletos após a geração do arquivo remessa.

Entre as rotinas financeiras de uma empresa, uma tarefa que geralmente é bastante trabalhosa é a de enviar boletos de cobrança para os clientes, após a venda ser realizada.

Empresas que emitem muitas Notas Fiscais, sejam elas de venda de produto ou prestação de serviços, perdem tempo com essa tarefa. Pois, precisam periodicamente, após os títulos terem sido gerados no módulo de Contas a Receber, fazer o envio manual desses boletos para os clientes.

Porém, é possível automatizar esse processo para que o próprio sistema faça o envio dos boletos para os clientes, sem a necessidade da ação direta de um usuário.

Para isso, você deverá programar no Gerente Eletrônico,  a tarefa “Envia boletos de remessa bancária” .

Definição do layout do boleto

O primeiro passo é configurar o modelo de emissão do boleto bancário. Para isso, acesse Configurador Bimer.

1. Clique na aba Financeiro, em seguida na opção Informações Bancárias, e escolha Contas Bancárias;

2. Localize a conta bancária utilizada para emissão de boletos, e clique na opção Editar;

3. Acesse a aba Boleto Bancário / Arquivo Remessa, e confirme se os campos desta tela estão preenchidos corretamente;

4. No campo RTM Padrão para impressão do boleto você encontrará o layout que o sistema utilizará para fazer o envio dos boletos para os clientes.

5. Após confirmar os dados, clique em OK.

Além de configurar a conta bancária, é necessário realizar outras configurações.

1. Acesse o Configurador Bimer, clique na aba Financeiro, e em seguida no botão Opções;

2. No menu à esquerda, selecione Boleto Bancário / arquivo remessa, e na sequência Envio de boletos, e vá para a opção Outras Configurações;

3. Informe o tipo de cobrança que é utilizado para emissão do boleto, no campo Tipo de cobrança para ser utilizado no GeEnviaBoletoRemessa, e clique em Gravar.

O sistema utilizará esse tipo de cobrança para atualizar o histórico de carteira dos títulos.

Texto do corpo do e-mail enviado para os clientes.

É possível definir um texto padrão que serve de explicação sobre o conteúdo do e-mail que o sistema envia para o cliente com o boleto anexado.

1. Acesse o Configurador Bimer, e escolha a aba Geral;

2. Clique em opções;

3. No menu à esquerda escolha a opção Envio para clientes, e clique na aba Financeiro;

4. No campo Emissão de boletos em massa clique no ícone existente no final do campo (ao colocar o cursor sobre ele aparecerá a descrição ‘Layout (HTML)’);

5. Clique no botão Novo, e o sistema abrirá uma nova tela;

6. Nesta tela chamada Layout HTML clique no sinal + ao lado da palavra Layout, e selecione um arquivo no formato HTML, que contenha o texto de acompanhamento do e-mail.

7. No campo Descrição do arquivo HTML informe um nome para esse layout. Por exemplo, Envio de Boletos em massa;

8. Clique em Ok.

9. O sistema retornará para a tela anterior. Nela clique em Selecionar;

10. Após informar o layout, clique em gravar para salvar as configurações realizadas.

Caso não seja informado nenhum layout nessa área, o sistema enviará os e-mails somente com a descrição “Envio de boleto bancário” como assunto do e-mail, com o boleto anexado, sem nenhum texto no corpo do e-mail.

Definição dos clientes que terão o envio automatizado de boletos

Outro passo importante é marcar quais clientes estão incluídos na rotina de envio automático de boletos por e-mail. Para isso, acesse o Cadastro de Pessoas.

1. Clique na categoria Clientes;

2. Localize e edite o cliente desejado;

3. Clique em Endereços, e na área de contatos, verifique se existe um contato marcado como principal, e se para esse contato existe a informação do e-mail. É para esse endereço de e-mail enviará boleto.

4. No menu à esquerda, clique em Cadastros, e marque a opção “Envio automático de boleto pelo envio para cliente”;

5. Clique em gravar para salvar as informações.

Configuração da tarefa para envio de boletos

Para criar a tarefa de envio automático de boletos, acesse o Configurador Bimer, escolha a aba Geral, e em seguida

1. Clique em Tarefas;

2. Clique em Novo;

3. No campo Tarefa informe um nome para a tarefa;

4. No campo sistema selecione a tarefa 000200 – Envia boletos de remessas bancárias. Essa tarefa é executada pelo aplicativo GeEnviaBoletoRemessa.exe;

5. Clique em Ok.

Para programar a execução da tarefa, acesse o Configurador Bimer, e escolha a aba Geral, e em seguida

1. Tarefas agendas;

2. Clique em Novo;

3. No campo nome do agendamento defina uma descrição para a tarefa. Por exemplo, envio de boletos em massa.

4. Escolha se a ocorrência do envio será Diária, Semanal ou Mensal;

6. Na área Frequência defina se o envio "Ocorrerá uma vez" em determinado horário, ou "A Cada intervalo de" minutos ou horas;

7. No campo Duração desta tarefa, marque a opção Sem data final.

8. Clique em Ok.

Execução da tarefa

Após criar e programar o agendamento da tarefa, abra o módulo Gerente Eletrônico (GEAgente.exe), que é o responsável pela execução da tarefa de envio de boletos. Caso o Gerente eletrônico já esteja aberto, será necessário fechá-lo e reabri-lo para a que a nova tarefa entre na lista de execuções.

A partir destas configurações, sempre que for gerado um arquivo remessa de cobrança bancária, o sistema enviará e-mail para os clientes com os seus respectivos boletos.