Telecobrança - Envio de e-mail de cobrança.

Neste manual será apresentado o recurso do sistema Bimer ERP referente aos e-mails automáticos de cobrança quando há títulos vencidos de um determinado cliente. Esta rotina possui o intuito de otimizar o processo de telecobrança não sendo necessário um atendente manter contato via telefone ou digitar e-mails referente à inadimplência aos clientes. Com o sistema devidamente configurado os e-mails serão enviados em períodos determinados, informando quais títulos já estão vencidos.

Este manual mostrará somente o envio de e-mail automático para telecobrança, caso queira verificar como configurar o sistema para trabalhar com Telecobrança acesse o link a seguir: Telecobrança .

Configurações Necessárias

Spy  system

Primeiramente, o spy system precisa estar configurado corretamente, para isso:

1. Acesse Configurador Bimer / Geral / Opções / Spy system.

2. Configure os campos Tecnologia utilizada para envio de Spy system e Servidor SMTP spy system.

3. Grave as alterações.

4. Para validar se as configurações do smtp estão corretas poderá ser realizado um teste no módulo CRM, com o módulo aberto, veja que na parte esquerda terá um botão: E-mail, clique sobre ele e informe um destinatário que você possua acesso para verificação do recebimento do e-mail e envie.

E-mail de Cobrança

Após confirmar o recebimento do e-mail outras configurações precisam ser feitas.

1. Acesse Configurador Bimer / Geral / Opções / Pessoa / Tipo de contato.

2. No campo E-mail de cobrança, informe o tipo de contato que receberá as cobranças via e-mail.

3. Grave as alterações.

Tarefa

Também é necessário criar uma tarefa para que o Gerente Eletrônico verifique de tempos em tempos quais títulos estão em atraso e realize o envio do e-mail informativo.

1. Acesse Configurador Bimer / Geral / Tarefas.

2. Clique em Novo.

3. Informe os campos:

   Campo	Descrição
   Código	Será sugerido pelo sistema de acordo com a sequência de códigos de tarefas já criadas.
   Ativo	Possibilita que a tarefa fique ativa ou inativa caso desmarcado.
   Exclui tarefa expirada	Possibilita que a tarefa seja excluída após seu período de execução, informados nas datas de início e fim.
   Tarefa	É necessário informar uma descrição para a tarefa,
   Sistema	É o sistema responsável por realizar o procedimento de envio do e-mail, que neste caso é o sistema 000084 – Atualizador de cobranças.
   Início da validade	Data de início de execução da tarefa.
   Término da validade	Caso seja uma tarefa temporária poderá ser adicionado uma data para término de execução da tarefa.
   Relevância da tarefa	É definido o grau de prioridade que esta tarefa possui.

   
   

4. Após adicionado todas as informações, salve a tarefa clicando em OK.

Agendamento

1. Acesse Configurador Bimer / Geral / Tarefas Agendadas.

2. Será necessário criar um agendamento para esta tarefa, desta forma, quando aberto o GE Agente (Gerente Eletrônico) a tarefa será executada automaticamente nas datas e horários definidos.

3. Clique em Novo.

4. Informe os campos:

   Campo	Descrição
   Código	O sistema sugere um código de acordo com a sequência das tarefas agendadas já cadastradas.
   Nome do agendamento	Será necessário informar uma descrição para esta tarefa.
   Tarefa	Insira a tarefa que foi criada anteriormente para esta função.
   Ocorrência	Informe se esta tarefa será executada diariamente, semanalmente ou mensalmente, caso seja diariamente poderá ser definido em Diário de quantos em quantos dias será executada.
   Frequência	Informe a frequência de execução desta tarefa.
   Duração desta tarefa	Caso seja uma tarefa que será executada somente por um período informe a data inicial e final, caso seja uma tarefa fixa informe a data inicial de marque a opção Sem data final.
   Prioridade	É referente ao nível de prioridade que o gerente eletrônico dará a esta tarefa.
   Descrição	Poderá ser informado uma descrição para melhor entendimento do que se trata esta tarefa.

   
   

5. Grave as alterações.

Cadastro de Usuário

O Cadastro de Usuário também deverá sofrer modificações, é necessário que o usuário tenha permissão para envio de e-mail de cobrança.

1. Acesse Cadastro de Usuário / Usuários.

2. Clique em Localizar, encontre o usuário responsável por este rotina e dê um duplo clique sobre ele.

3. Após encontrado, edite seu perfil, em Sistemas clique no ícone + Adicionar um sistema e insira o sistema Telecobrança.

4. Após clicar em Ok selecione o sistema Telecobrança em Sistemas e verifique a opção Envia e-mail de cobrança está habilitada. 

   Caso não esteja habilitada, clique com o botão direito do mouse e selecione Habilita.

   
   

5. Grave as alterações.

Configurador do CRM

No configurador do CRM é configurado com quantos dias de atraso do título será criado um atendimento automático para controle.

1. Acesse Configurador Bimer / CRM / Opções / Telecobrança.

2. Informe no campo Dias em atraso para criação do atendimento de cobrança a quantidade de dias para a criação do atendimento.

3. Grave as alterações.

Configurador do Financeiro

1. Acesse Configurador Bimer / Financeiro / Opções / Cobrança / E-mail de cobrança.

2. Configure os campos:

   Campo	Descrição
   Envia e-mail de cobrança após a criação do atendimento automático	Esta opção deverá estar marcada para que seja habilitado o envio de e-mail de cobrança.
   Faixas de vencimento	Nesta opção são definidos de quantos em quantos dias os e-mails serão enviados aos clientes podendo serem utilizados três tipos de layouts diferentes, no exemplo acima a primeira faixa informa que o primeiro layout será utilizado entre o primeiro dia após o vencimento até o oitavo dia, na segunda faixa será utilizado um outro layout do nono dia até o trigésimo e por último, o terceiro layout é utilizado a partir do trigésimo primeiro dia até o pagamento do título sendo que este é enviado a cada dez dias conforme informado ao lado direito da terceira faixa.
   Número de dias para o próximo contato no primeiro atendimento de cobrança, após envio do e-mail	Nesta opção será informado quantos dias será delegado o atendimento de cobrança depois de aberto.

   
   

   Caso não possua os arquivos HTML's os mesmos poderão ser solicitados ao suporte ERP.

   
   

3. Grave as alterações.

Cadastro de Pessoa

É necessário que no Cadastro da Pessoa esteja inserido em seu contato um e-mail com o mesmo tipo que foi configurado no Configurador Geral. O sistema segue uma hierarquia dando prioridade a configurações inseridas em locais específicos, para esta rotina, o sistema verificará primeiramente no Cadastro de Pessoa se há o tipo de contato cadastrado no endereço de entrega se não houver o sistema verificará se há no endereço principal, caso não haja em nenhum dos dois, o sistema não enviará o e-mail de cobrança.

1. Acesse o Cadastro de Pessoa.

2. Clique em Cadastro de Cliente.

3. Selecione o cliente que deseja e clique em Editar.

4. Selecione um endereço que seja de cobrança ou principal e clique em editar novamente.

5. Adicione um e-mail de cobrança e salve.

   Lembre-se que o e-mail a ser adicionado dependerá do que foi configurado no Configurador Bimer / Geral / Opções /  Pessoa / Tipo de contato / E-mail de cobrança.

   
   

Teste Final

Com as configurações acima o sistema estará apto a realizar o envio de e-mail de cobrança automaticamente.