Como utilizar o Escrita Fácil

O módulo Escrita Fácil automatiza as rotinas de escrituração e apuração fiscal, agilizando a aplicação de novas legislações e reduzindo a necessidade de ajustes manuais de dados. Este artigo apresenta as orientações de uso do módulo, focado na automação da apuração de impostos e geração de ajustes.

O que é o Escrita Fácil

O Escrita Fácil utiliza uma inteligência baseada em regras que automatizam a apuração e a escrituração. Atualmente, o módulo realiza a apuração do DIFAL para operações de uso e consumo ou ativo imobilizado (notas de entrada modelo 55) para o estado do Rio de Janeiro, além de manipular dados nos itens para realizar lançamentos de ajuste SPED ICMS (C197 ou D197). A ferramenta processa e aplica as regras vinculadas às rotinas cadastradas para as empresas de maneira automática.

O módulo está localizado no menu Cadastros → Escrita Fácil e é dividido em duas abas:

• Regras de apuração e escrituração: onde são definidas as alterações que serão realizadas no movimento de notas, por meio do cadastro de Regras.

• Rotinas fiscais: onde é definido em quais empresas e períodos serão executadas as regras configuradas.

Regras de apuração e escrituração

As regras disponíveis podem ser consultadas em Cadastros → Escrita Fácil → Regras de apuração e escrituração. Clique em Visualizar para conferir as configurações da regra.

Cada regra possui em seu cadastro:

• UF: Define o estado contemplado pela regra.

• Data de Início: Define a partir de quando a regra pode ser adicionada a uma rotina. Se a rotina começar em 01/2024, mas a regra só valer a partir de 01/2026, o sistema só a executará em 2026.

• Data Fim: Define o limite de utilização da regra.

• Opções de Execução: Define como a regra será executada:

  • Execução única: A regra é aplicada apenas uma vez no movimento (ex: abatimento de valores na base de cálculo), evitando cálculos cumulativos sobre valores já processados.

  • Inutilizar: Descontinua o uso de uma regra específica.

Condições e Resultados

Dentro de cada regra, na aba Detalhes, são exibidas as condições e os resultados programados.

• Ordem Lógica: A ordem das condições é crucial. Caso a primeira condição não seja atendida, a próxima não será executada.

• Estrutura: O sistema analisa campos como Tipo (Entrada/Saída), CFOP, Modelo de nota e Situação, entre outros, para determinar se o resultado (como o cálculo da base dupla do DIFAL ou alíquota de FCP) deve ser aplicado.

Central de Fórmulas

Na configuração do módulo, são definidas Fórmulas que interferem diretamente nos Resultados das regras e proporcionam flexibilidade ao sistema.

Embora a criação e edição de novas regras e fórmulas estejam restritas para garantir a integridade dos cálculos, é possível visualizar a lógica utilizada.

Como consultar:

1. Acesse a aba Cadastros → Escrita Fácil → Regras de Apuração e Escrituração → Fórmulas.

2. No grid, as fórmulas apresentam a opção de Simular o cálculo das fórmulas e de Visualizar a estrutura aplicada (campos e operadores utilizados).

3. No campo Simular, é possível preencher os valores dos campos manualmente para ter uma prévia de como será o comportamento dessa função no movimento.

Exemplo Prático - Cálculo das Fórmulas

O sistema processa os componentes da nota fiscal automaticamente. Considere um item com:

• Valor da Mercadoria: R$ 1.000,00.

• Acréscimos (Frete, Seguro, Desp. Acessória, IPI): R$ 180,00.

• Deduções (ICMS Desonerado, Desconto): R$ 40,00.

Aplicação da Fórmula: ((Mercadoria + Acréscimos) - Deduções)

O valor final de R$ 1.140,00 será a base utilizada pelo sistema para os próximos passos da apuração.

Dessa forma, o sistema considera automaticamente os componentes da nota fiscal, adequando o valor escriturado à regra configurada.

Criando Rotinas Fiscais

A Rotina Fiscal gerencia quais regras serão aplicadas em cada estabelecimento.

1. Acesse Cadastro → Escrita Fácil → Rotinas Fiscais e clique em Novo.

2. Informe o nome da rotina e a Data de Início (data em que será iniciado o cálculo por meio da fórmula criada).

3. Vincule as regras e as empresas desejadas e clique em Gravar.

Caso seja necessário alterar uma rotina cadastrada a partir de um determinado período, insira uma Data Fim na vigência atual e crie uma nova rotina preenchendo a nova Data de Início para a empresa correspondente. Dessa forma, a movimentação do período anterior não será afetada indevidamente com as alterações no cálculo.

Alinhamento de Saldo e Regras

Toda vez que uma alteração é feita nas Rotinas Fiscais, ao clicar em Gravar, o sistema exibe automaticamente o módulo de Alinhamento de Saldo para as empresas alteradas, permitindo a atualização imediata do movimento.

O sistema recalcula a apuração a cada alinhamento. Dessa forma, alterações manuais nos valores apurados pelo Escrita Fácil não são permitidas, pois são sobrepostas pelo processamento automático.

Como Conferir os Resultados

É possível validar quais automações foram aplicadas diretamente nos documentos fiscais:

Pela Nota Fiscal:

Acesse o módulo Notas Fiscais e Produtos, e localize a aba Escrita Fácil - Regras.

• Nesta aba, consta o nome da regra aplicada a cada nota.

• Caso a nota tenha gerado um ajuste de IPI/ICMS, o registro será exibido na aba Ajuste SPED.

Auditoria:

Para acompanhar o histórico de ativações e mudanças no módulo, utilize o botão Auditoria, disponível na tela principal das Regras de Apuração ou localizado em Manutenção → Auditoria.